Filmpremiere organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Filmpremiere braucht mehr als einen reservierten Kinosaal. Du musst Vorführrechte klären, die Technik mit dem tatsächlichen Filmexport testen und Einladungen so planen, dass Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. Auch Namensschilder, Gästeliste, Catering und ein Backup gehören in den Ablauf. Diese Checkliste führt dich von den ersten Buchungen bis zum Empfang der Gäste und der Vorführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Premierendatum und -ort festlegen
2 Personen
Film-Lizenz und Vorführrechte organisieren
Saalkapazität und Bestuhlung prüfen
2 Personen
Kinosaal reservieren
Cateringarrangement reservieren
Fotograf buchen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an die Eingeladenen senden
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
Namensschilder drucken
Ablaufplan und Gästeliste drucken
Filmexport und Backup prüfen
2 Personen
Untertitelung und Bildformat testen
2 Personen
Präsentation und Abspann vorbereiten
Social-Media-Beiträge planen
Cateringbestellung bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Filmmaterial sammeln
2 Personen
Namenskarten sortieren
Technische Geräte bereitstellen
2 Personen
Film von der Sicherungskopie abspielen
2 Personen
Gästeempfang vorbereiten
2 Personen
Saalplan markieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Roten Teppich ausrollen
2 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Kinosaal abdunkeln
2 Personen
Projektor und Leinwand installieren
2 Personen
Soundsystem anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Film technisch vollständig testen
2 Personen
Buffet- und Getränkestation einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Pressematerial bereitlegen

Event

An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
Gäste empfangen
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Presse und geladene Gäste betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste in den Saal begleiten
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Film starten
Technik während der Vorführung überwachen
2 Personen
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Film fortsetzen
Nachgespräch moderieren
2 Personen
Aperitifbuffet eröffnen
2 Personen
Snacks für den Empfang ergänzen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Cateringreste sicher verpacken
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Projektor und Tonanlage ausschalten
2 Personen
Filmmaterial sicher aufbewahren
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
Eingangsbereich und Außenbereich reinigen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Gastgeschenk verschicken
Fotos und Pressematerial teilen
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 10
StühleAnz. 130
Empfangstisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 150
WassergläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
TortenplattenAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertellerAnz. 30
ServierschalenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Ausstattung

Filmprojektor
Projektionsleinwand
Medienplayer
Backup-Festplatte
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Präsentationsklicker
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KühlwannenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmitteletikettenAnz. 2

Dekoration

Roter Teppich
Fotowand
Filmrollen-DekorationAnz. 6
FilmklappenAnz. 3
FilmplakateAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallonständerAnz. 6
TischdekorationAnz. 20
NamensschilderAnz. 150
TischdeckenAnz. 16
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Sonstiges

ArmbänderAnz. 150
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
MarkerAnz. 12
GarderobennummernAnz. 150
NotizblöckeAnz. 6
ProgrammflyerAnz. 150
PressemappenAnz. 30
Fotokamera
SpeicherkartenAnz. 2

Tipps

Kläre die Filmrechte und das Vorführformat, bevor du den Saal endgültig buchst. Teste Untertitel, Bildformat und Ton spätestens einige Tage vor der Premiere mit genau der Datei, die später gezeigt wird.
Plane die Anmeldungen mit einer festen Frist. Verschicke die Erinnerung etwa eine Woche vorher und bearbeite die endgültige Gästeliste so, dass Namensschilder, Sitzplätze und Catering zusammenpassen.
Prüfe die Technik nicht nur auf Vollständigkeit, sondern im Zusammenspiel: Projektor, Leinwand, Medienplayer, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mischpult müssen mit dem Film funktionieren. Halte die Sicherungskopie auf einer separaten Backup-Festplatte bereit.
Bestätige die Cateringbestellung nach Ablauf der Anmeldefrist und gleiche sie mit den erfassten Ernährungswünschen ab. Für den Empfang solltest du außerdem Gläser, Geschirr, Servierschalen und Abfallbehälter vor Beginn an ihren Platz stellen.
Lege den Ablauf für Einlass, Begrüßung, Präsentation, Abspann und anschließendes Catering schriftlich fest. Drucke Ablaufplan und Gästeliste aus und bereite Empfangstisch, Garderobenständer und Namenskarten vor, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Filmpremiere organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Vorführrechte, Catering und Fotograf sollten früh reserviert werden; Einladungen verschickst du nach der Termin- und Ortsfestlegung.
Wann sollte man die Einladungen zur Filmpremiere verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, damit Catering, Namensschilder und Gästeliste rechtzeitig fertig werden.
Wie viele Techniktests braucht eine Filmpremiere?: Plane mindestens einen vollständigen Test einige Tage vor der Premiere und einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag ein. Prüfe dabei Filmexport, Backup, Untertitel, Bildformat, Ton und alle Kabelverbindungen.
Was muss am Tag der Filmpremiere zuerst erledigt werden?: Richte zuerst Projektor, Leinwand, Medienplayer und Ton ein und spiele die Sicherungskopie testweise ab. Danach stellst du Empfang, Garderobe, Namensschilder und Catering bereit, bevor der Einlass beginnt.

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