Checklist para organizar un estreno de película

Un estreno de película combina una proyección técnica con una recepción de invitados, por lo que conviene trabajar con un calendario claro. Empieza cerrando la fecha, la sala y los derechos de proyección; después pasa a las invitaciones, las inscripciones y el catering. Durante la última semana, comprueba la copia principal y la de respaldo, los subtítulos, el formato de imagen y todo el equipo. Esta checklist reúne 77 tareas y 80 elementos para llegar al estreno con la sala, el personal y la recepción preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del estreno
2 personas
Gestionar la licencia de la película y los derechos de proyección
Comprobar la capacidad y la distribución de la sala
2 personas
Hacer la reserva de la sala de cine
Reservar servicio de catering
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar un recordatorio a los invitados
Procesar definitivamente las inscripciones
2 personas
Imprimir las tarjetas con nombres
Imprimir el guion y la lista de invitados
Comprobar la exportación y la copia de seguridad de la película
2 personas
Probar los subtítulos y la relación de aspecto
2 personas
Preparar la presentación y los créditos finales
Planificar las publicaciones en redes sociales
Confirmar el pedido de catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir el material para la película
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
Preparar el equipo técnico
2 personas
Reproducir la película desde la copia de seguridad
2 personas
Preparar la recepción de invitados
2 personas
Marcar el plano de la sala
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Desplegar la alfombra roja
2 personas
Montar el photocall
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Oscurecer la sala de cine
2 personas
Instalar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el sistema de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba técnica completa de la película
2 personas
Montar el buffet y la estación de bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Dejar listo el material para la prensa

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Acompañar a la prensa y a los invitados
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar a los invitados al salón
3 personas
Dar la bienvenida
Empezar la película
Supervisar la técnica durante la proyección
2 personas
Preparar los aperitivos del descanso
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Reanudar la película
Moderación de la charla posterior
2 personas
Abrir el bufé de aperitivos
2 personas
Reponer los aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar de forma segura los restos del catering
2 personas
Recoger vajilla y vasos
3 personas
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el proyector y el equipo de sonido
2 personas
Guardar de forma segura los materiales de la película
Limpiar la sala
3 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Limpiar la entrada y el espacio exterior
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Enviar agradecimiento a los invitados
Compartir fotos y material de prensa
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 10
Sillascant. 130
Mesa de entrada
Mesas de buffetcant. 6
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 150
Vasos para aguacant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Platos de servircant. 30
Bandejas de servircant. 20
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Catering

Compras

Equipo

Proyector de cine
Pantalla de proyección
Reproductor multimedia
Disco duro de respaldo
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Clic de presentación
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Contenedores isotérmicoscant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Etiquetas para alimentoscant. 2

Decoración

Alfombra roja
Photowall
Decoración de rollos de películacant. 6
Claquetascant. 3
Pósters de películascant. 8
Globoscant. 80
Soportes para globoscant. 6
Decoración de mesacant. 20
Tarjetas de nombrecant. 150
Mantelescant. 16
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 10
Bateríascant. 24

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Desinfectante de manoscant. 6

Otros

Pulserascant. 150
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4
Tijerascant. 4
Bridascant. 100
Rotuladores fosforescentescant. 12
Números de guardarropacant. 150
Bloc de notascant. 6
Folletos del programacant. 150
Carpetas de prensacant. 30
Cámara de fotos
Tarjetas de memoriacant. 2

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de reservar definitivamente la sala. Confirma por escrito qué copia se puede utilizar, en qué fecha y bajo qué condiciones.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: reproduce la película, comprueba subtítulos y relación de aspecto, y prueba también la copia guardada en el disco duro de respaldo.
No esperes al día del estreno para contar el aforo. Distribuye mesas altas, sillas, taburetes y percheros según la capacidad real de la sala y deja despejadas las rutas de entrada y salida.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Con ese número definitivo puedes confirmar el catering, preparar las tarjetas con nombres y organizar las mesas del buffet.
Prepara una mesa de entrada con tarjetas ordenadas alfabéticamente, la lista de invitados y el guion. Deja además micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, adaptadores y regletas identificados antes de recibir al primer invitado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un estreno de película?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala, gestionar los derechos y enviar las invitaciones. Reserva la última semana para confirmar asistentes, catering y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que probar la película antes del estreno?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repítela el mismo día si la sala cambia de equipo. Comprueba la copia principal, el respaldo, los subtítulos, el formato de imagen, el sonido y todos los cables.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de invitados?: Procesa definitivamente las inscripciones entre 3 y 5 días antes del estreno. Así puedes imprimir las tarjetas con nombres, confirmar el catering y preparar la recepción sin trabajar con cifras provisionales.
¿Qué equipo técnico hace falta para proyectar una película?: Prepara un proyector de cine, pantalla, reproductor multimedia, disco duro de respaldo, cables y adaptadores HDMI, alargadores, regletas, altavoces y mesa de mezclas. Comprueba cada conexión al menos un día antes y lleva la copia de respaldo a la sala.

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