Checklist pour organiser une première de film

Une première de film demande de coordonner la salle, les droits de projection, les invités et la technique sans laisser les vérifications au dernier jour. Cette checklist de 77 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation jusqu’à l’accueil. Prévois aussi une solution de secours pour la diffusion, les sous-titres et les branchements. Les détails visibles, comme les badges, le buffet et le déroulé imprimé, se préparent après la clôture des inscriptions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de la première
2 personnes
Obtenir la licence du film et les droits de projection
Vérifier la capacité et l'agencement de la salle
2 personnes
Faire la réservation de la salle de cinéma
Réserver la formule traiteur
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer le déroulé et la liste des invités
Vérifier l’export vidéo et la sauvegarde
2 personnes
Tester les sous-titres et le format d’image
2 personnes
Préparer la présentation et le générique de fin
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
Confirmer la commande traiteur
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel de tournage
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer le matériel technique
2 personnes
Diffuser le film depuis la sauvegarde
2 personnes
Préparer l’accueil des invités
2 personnes
Marquer le plan de salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Obscurcir la salle de projection
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Effectuer le test technique complet du film
2 personnes
Aménager le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le matériel presse

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Accompagner la presse et les invités
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la salle
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer le film
Surveiller la technique pendant la projection
2 personnes
Préparer les collations de pause
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Relancer le film
Animer le débriefing
2 personnes
Ouvrir le buffet apéritif
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre le projecteur et le matériel sonore
2 personnes
Ranger le matériel vidéo en lieu sûr
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer l’entrée et l’espace extérieur
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux invités
Partager les photos et le matériel de presse
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Chaisesqté 130
Table d’accueil
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 150
Couvertsqté 150
Assiettes de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Catering

Courses

Équipement

Projecteur de film
Écran de projection
Lecteur multimédia
Disque dur de secours
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs isothermesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Étiquettes pour alimentsqté 2

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Décoration en bobines de filmqté 6
Claquettesqté 3
Affiches de filmqté 8
Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 6
Décoration de tableqté 20
Badges nominatifsqté 150
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6

Autre

Braceletsqté 150
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Ciseauxqté 4
Attaches-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Numéros de vestiaireqté 150
Blocs-notesqté 6
Flyers du programmeqté 150
Dossiers de presseqté 30
Appareil photo
Cartes mémoireqté 2

Conseils

Commence par la date, la salle et les droits de projection : sans licence confirmée, la réservation et les invitations peuvent être bloquées. Vérifie aussi la capacité et l’agencement avant d’annoncer l’événement.
Teste le fichier vidéo au moins 7 jours avant la première, avec le format d’image, les sous-titres, le lecteur multimédia, les câbles et les adaptateurs réellement utilisés sur place.
Garde une sauvegarde du film sur un disque dur séparé et prévois sa diffusion depuis cette copie. Un export vérifié ne suffit pas si le fichier principal est endommagé le jour même.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer les badges, la liste des invités et le déroulé. Transmets les besoins alimentaires au traiteur avant la confirmation définitive de la commande.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : table d’accueil, badges triés, liste imprimée et signalétique. Vérifie également les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les multiprises avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une première de film ?: Réserve la salle dès que la date et les droits de projection sont confirmés, idéalement 8 à 12 semaines avant la première. Cela laisse le temps de vérifier la capacité, l’agencement et les besoins techniques.
Combien de temps avant tester la projection du film ?: Fais un test complet au moins 7 jours avant l’événement, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifie l’export, les sous-titres, le format d’image, le son et la sauvegarde de secours.
Quand envoyer les invitations pour une première de film ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la projection. Prévois un rappel 7 jours avant, puis traite définitivement les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les badges et le traiteur.
Que prévoir pour l’accueil des invités ?: Installe la table d’accueil au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Prépare les badges par ordre alphabétique, la liste des invités, le déroulé imprimé et un accès rapide aux informations alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.