Filmfestival organiseren: checklist en planning

Een filmfestival organiseren vraagt meer dan films selecteren en een zaal reserveren. Je moet filmrechten, vertoningsbestanden, zalen, techniek, inschrijvingen en publieksbegeleiding op elkaar afstemmen. Begin met de datum, het programma en de locatie; werk daarna toe naar testen, vrijwilligersindeling en duidelijke bewegwijzering. Deze checklist bevat 83 taken en 54 spullen, zodat je stap voor stap ziet wat geregeld, gecontroleerd en klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
2 personen
Programma en films selecteren
3 personen
Filmrechten controleren
2 personen
Vertoningsschema opstellen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Projectieapparatuur reserveren
Catering reserveren
Programmatekst schrijven
2 personen
Poster en flyer ontwerpen
Online inschrijving openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Flyers verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegankelijkheid controleren
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Filmtrailers verzamelen
Film- en ondertitelbestanden testen
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Publieksinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad kantoorartikelen controleren
Boodschappen doen
3 personen
Filmbestanden lokaal opslaan
2 personen
Apparatuur naar locatie brengen
3 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Geluid aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Filmprogramma klaarzetten
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
3 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Filmfestival openen
2 personen
Publiek naar zaal begeleiden
3 personen
Eerste film starten
2 personen
Projectie tijdens film bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Tweede film aankondigen
Tweede film starten
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Derde film aankondigen
Derde film starten
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Filmfestival afsluiten
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal opruimen
5 personen
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
3 personen
Restanten opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers informeren over gevonden voorwerpen
Facturen en bonnetjes archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Klaptafelsaantal 14
Ontvangstbalie
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Externe harde schijfaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Pauzeklok

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Mokkenaantal 50
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Afwasteilenaantal 8

Decoratie

Filmfestivalpostersaantal 12
Programmapostersaantal 8
Rode loper
Filmklapper
Filmrollen als decoratieaantal 4
Tafelkledenaantal 14
Themalampenaantal 6
Fotowand

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de filmrechten direct nadat je de titels hebt geselecteerd. Controleer per film ook de afgesproken vertoningsversie, ondertiteling en aanleverdeadline; zonder die bestanden kan een zaalprogramma op de dag zelf uitvallen.
Test film- en ondertitelbestanden uiterlijk één week voor het festival op de laptop, projector, het scherm en de geluidsinstallatie. Neem een externe harde schijf mee en controleer HDMI-kabels, adapters en stroomaansluitingen voordat het publiek binnenkomt.
Maak het vertoningsschema met vaste blokken voor publiekswissel en pauzes. Zet per zaal de starttijd, presentatietekst en verantwoordelijke vrijwilliger erbij, zodat een uitloop niet meteen het hele programma verschuift.
Verzamel dieetwensen zodra de online inschrijving opent en geef het definitieve aantal aan de catering door volgens hun deadline. Reken daarnaast ontvangst, kapstokken, naambadges en bewegwijzering mee; juist die praktische onderdelen worden vaak pas op de festivaldag gemist.
Laat vrijwilligers minimaal twee weken vooraf weten waar ze staan en hoe laat ze aanwezig moeten zijn. Plan aparte rollen voor ontvangst, zaalbegeleiding, techniek en pauzes, en loop met hen vóór opening de nooduitgangen en toegankelijkheid na.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je de datum, locatie, films, filmrechten, catering en projectieapparatuur vastleggen en voldoende tijd houden voor promotie en inschrijvingen.
Wanneer moet ik filmrechten voor een filmfestival regelen?: Regel de rechten zodra het programma voorlopig vaststaat, liefst 8 tot 12 weken voor de eerste vertoning. Vraag per film naar voorwaarden, kosten, ondertiteling en de deadline voor het definitieve vertoningsbestand.
Wanneer test je de techniek voor een filmfestival?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en nog een korte controle op de festivaldag. Speel iedere film inclusief ondertitels af en controleer beeld, geluid, HDMI-adapters, microfoons en de aansluiting van de luidsprekers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een filmfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per zaal tijdens een vertoning, plus 2 mensen voor ontvangst en publieksvragen. Bij meerdere zalen of gelijktijdige pauzes heb je per extra zaal ten minste 1 zaalbegeleider en een extra technisch aanspreekpunt nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.