Checklist para organizar un festival de cine sin olvidos

Organizar un festival de cine requiere coordinar películas, derechos de proyección, salas, equipos y público en un orden muy concreto. Primero fija la fecha, cierra el programa y reserva el recinto y la tecnología; después abre las inscripciones y prepara la comunicación. En los días previos, prueba cada archivo de película y subtítulo, asigna las tareas del voluntariado y revisa la accesibilidad. Esta checklist reúne 83 tareas y 54 materiales para controlar el festival desde la planificación hasta la recepción del público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Seleccionar el programa y las películas
3 personas
Comprobar los derechos de proyección
2 personas
Preparar el programa de proyecciones
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Reservar el equipo de proyección
Reservar el catering
Escribir el texto del programa
2 personas
Diseñar póster y folleto
Abrir la inscripción online
Enviar invitaciones
2 personas
Repartir flyers
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la accesibilidad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Recopilar tráileres de películas
Probar los archivos de película y subtítulos
2 personas
Preparar los textos de la presentación
Preparar acreditaciones
2 personas
Diseñar la señalización
Enviar información al público
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de material de oficina
Hacer la compra
3 personas
Guardar archivos de vídeo localmente
2 personas
Llevar el equipo al lugar
3 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
5 personas
Colocar la pantalla de proyección
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar el programa de cine
2 personas
Realizar el ensayo técnico
3 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Abrir el festival de cine
2 personas
Guiar al público al recinto
3 personas
Empezar la primera película
2 personas
Supervisar la proyección durante la película
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpia la sala de descanso
2 personas
Anunciar la segunda película
Empezar la segunda película
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Anunciar la tercera película
Iniciar la tercera película
2 personas
Comprobar los baños entre medias
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas
Cerrar el festival de cine
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger la sala
5 personas
Apilar mesas y sillas
4 personas
Empacar el equipo
3 personas
Limpiar la zona de catering
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la señalización
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el equipo alquilado
3 personas
Recoger los restos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los visitantes sobre los objetos perdidos
Archivar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 14
Mostrador de recepción
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Disco duro externocant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Reloj de pausa

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Tazascant. 50
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 14
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Bandejascant. 6
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Pósters de festival de cinecant. 12
Pósteres del programacant. 8
Alfombra roja
Claqueta
Carretes de película como decoracióncant. 4
Mantelescant. 14
Lámparas temáticascant. 6
Photowall

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Comprueba también que cada archivo de película y subtítulo se reproduce correctamente en el portátil, el proyector y la pantalla previstos.
Reserva las salas y el equipo de proyección con antelación, incluyendo proyector, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas.
Abre la inscripción online cuando el programa, los horarios y la información de acceso estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas desde el formulario para poder ajustar el catering sin depender de mensajes de última hora.
Asigna voluntarios a recepción, salas y apoyo técnico, y entrega las acreditaciones antes del inicio. Prepara también la señalización para que el público encuentre el mostrador de recepción, las salas y las salidas de emergencia sin preguntar constantemente.
Calcula el servicio de pausa según las inscripciones y prepara vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas, pinzas, cafeteras y teteras. Define quién repone cada mesa y usa un reloj de pausa para que las proyecciones vuelvan a empezar a la hora prevista.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que comprobar los derechos de proyección de un festival de cine?: Hazlo antes de cerrar y publicar el programa, idealmente entre 6 y 8 semanas antes del festival. No anuncies una película hasta tener confirmadas las autorizaciones y las condiciones de exhibición.
¿Cuándo se deben probar las películas y los subtítulos?: Prueba todos los archivos al menos 7 días antes y repite una comprobación técnica el día anterior. Revisa imagen, sonido, formato, subtítulos y compatibilidad con el proyector y el portátil que se usarán en la sala.
¿Con cuánta antelación se abren las inscripciones para un festival de cine?: Abre la inscripción entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya estén confirmados el programa, los horarios y el recinto. Cierra o actualiza los datos de asistencia entre 3 y 5 días antes para organizar sillas, catering y voluntariado.
¿Cuándo hay que reclutar y asignar voluntarios?: Empieza a reclutar entre 4 y 6 semanas antes y asigna los puestos como mínimo 7 días antes. Reserva una persona de apoyo para cubrir pausas, recepción y posibles problemas técnicos durante las proyecciones.

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