Checklist pour organiser un festival du film

Organiser un festival du film demande de verrouiller les droits, les salles et la technique bien avant l’ouverture des portes. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les inscriptions, la communication et la répartition des bénévoles. Les fichiers vidéo, les sous-titres, le son et les câbles doivent être testés sur place, pas le jour de la première séance. Cette checklist rassemble 83 tâches et 54 fournitures pour suivre chaque étape dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
2 personnes
Sélectionner le programme et les films
3 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
Établir le planning des représentations
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Réserver le matériel de projection
Réserver le catering
Rédiger le texte du programme
2 personnes
Concevoir l’affiche et le flyer
Ouvrir les inscriptions en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les flyers
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Rassembler les bandes-annonces
Tester les fichiers vidéo et de sous-titres
2 personnes
Préparer les textes de présentation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
Envoyer les informations au public
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de fournitures de bureau
Faire les courses
3 personnes
Enregistrer les fichiers vidéo localement
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer le programme de films
2 personnes
Réaliser la répétition technique
3 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir le festival de cinéma
2 personnes
Accompagner le public à la salle
3 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Surveiller la projection pendant le film
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Annoncer le deuxième film
Lancer le deuxième film
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Annoncer le troisième film
Lancer le troisième film
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Clôturer le festival du film
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger la salle
5 personnes
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les visiteurs des objets trouvés
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables pliantesqté 14
Accueil
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Disque dur externeqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 12
Horloge de pause

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 100
Tassesqté 50
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 14
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateauxqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Affiches du festival de cinémaqté 12
Affiches du programmeqté 8
Tapis rouge
Clap de cinéma
Bobines de film en décorationqté 4
Nappesqté 14
Lampes thématiquesqté 6
Mur photo

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demande les droits de diffusion avant d’imprimer l’affiche ou le programme : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations et régler les conditions de projection.
Teste chaque fichier vidéo et chaque piste de sous-titres sur le projecteur, l’ordinateur et l’écran prévus. Garde une copie sur disque dur externe et vérifie aussi les câbles HDMI et les adaptateurs.
Établis le planning des séances avec un temps précis pour l’installation, les entrées, les présentations et les pauses. Ajoute au moins 15 minutes de marge entre deux projections pour éviter les retards en chaîne.
Ne limite pas l’accueil à la billetterie : prépare les badges, la signalétique, les informations envoyées au public et une équipe identifiable. Vérifie les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le festival.
Fais une répétition technique complète dans la salle : projecteur, écran, haut-parleurs, mixeur audio, microphones, multiprises et rallonges. Fixe les câbles avec des passe-câbles et contrôle les sorties de secours avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs séances. Les droits de diffusion, la réservation des salles et le matériel de projection doivent être lancés au moins 6 à 8 semaines avant la date.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un festival du film ?: Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu, le programme principal et les horaires sont confirmés. Pour une jauge limitée, une ouverture 4 à 6 semaines avant l’événement laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand tester les films et les sous-titres ?: Teste tous les fichiers au moins 7 jours avant le festival, puis refais un essai complet dans la salle 1 à 2 jours avant. Vérifie la lecture, le format d’image, le son et l’affichage des sous-titres sur l’équipement réellement utilisé.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival du film ?: Pour une petite séance, compte au minimum 4 bénévoles : accueil, contrôle de salle, assistance technique et coordination. Ajoute 1 personne par salle supplémentaire et prévois un planning avec des relais pour les pauses.

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