Filmfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Filmfestival besteht nicht nur aus Filmen und einer Leinwand. Du musst Vorführrechte klären, Dateien und Untertitel testen, Räume einrichten und den Ablauf für Publikum, Moderation und Pausen festlegen. Diese Checkliste führt dich von der Terminwahl bis zur letzten Einkaufskontrolle durch die Vorbereitung. Besonders Techniktests, Barrierefreiheit und die Einteilung der Freiwilligen solltest du nicht bis zur Festivalwoche aufschieben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum festlegen
2 Personen
Programm und Filme auswählen
3 Personen
Filmrechte prüfen
2 Personen
Ablaufplan erstellen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Projektionsausrüstung reservieren
Catering reservieren
Programmtext schreiben
2 Personen
Plakat und Flyer gestalten
Online-Anmeldung öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Flyer verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Filmtrailer sammeln
Film- und Untertiteldateien testen
2 Personen
Präsentationstexte vorbereiten
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung entwerfen
Publikumsinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bestand an Büromaterial prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Filmdateien lokal speichern
2 Personen
Ausrüstung zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Ton anschließen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Filmprogramm bereitstellen
2 Personen
Technische Generalprobe durchführen
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Filmfestival eröffnen
2 Personen
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
Ersten Film starten
2 Personen
Projektion während des Films überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Zweiten Film ankündigen
Zweiten Film starten
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Den dritten Film ankündigen
Dritten Film starten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen
Filmfestival abschließen
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Raum aufräumen
5 Personen
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Gemietete Geräte zurückgeben
3 Personen
Reste aufräumen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucher über Fundsachen informieren
Rechnungen und Belege archivieren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
KlappischeAnz. 14
Empfangstresen
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
Externe FestplatteAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Pausenuhr

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TassenAnz. 50
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 14
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
TablettsAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
SpülwannenAnz. 8

Dekoration

Filmfestival-PosterAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 8
Roter Teppich
Filmklappe
Filmrrollen als DekorationAnz. 4
TischdeckenAnz. 14
ThemenlampenAnz. 6
Fotowand

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Filmrechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Sammle außerdem alle Film- und Untertiteldateien zentral und teste jede Kombination aus Laptop, Projektor, HDMI-Kabeln und Adaptern spätestens 7 Tage vorher.
Plane pro Vorführung einen festen Technikpuffer von 30 Minuten ein. Prüfe Bildformat, Ton, Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationstexte einmal im leeren Saal, bevor das Publikum eintrifft.
Teile Freiwillige in Schichten von höchstens 4 Stunden ein und besetze Empfang, Saalbetreuung und Technik getrennt. Schicke ihnen den Ablaufplan und ihre Einsatzzeiten mindestens 5 Tage vorher.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und übergib die endgültige Anzahl spätestens 3 Tage vor dem Catering-Termin. Plane beim Empfang einen separaten Bereich für Namensschilder, Informationen und Anmeldung ein.
Gehe 24 Stunden vor Beginn durch alle Räume: Notausgänge, Beschilderung, Kabelmatten, Sitzordnung und Barrierefreiheit. Lege Ersatzkabel, eine externe Festplatte und die getesteten Filmdateien griffbereit am Technikplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Filmrechte, Location, Projektionstechnik und Catering brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf; die Anmeldung sollte spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin öffnen.
Wie viele Helfer braucht ein kleines Filmfestival?: Für ein kleines Festival mit einem Saal solltest du mindestens 4 bis 6 Freiwillige pro Schicht einplanen: Empfang, Saalbetreuung, Technik und eine Reserve. Bei parallelen Vorführungen brauchst du mindestens eine zusätzliche Person je weiterem Saal.
Wann muss die Filmtechnik getestet werden?: Führe einen vollständigen Test spätestens 7 Tage vorher durch und wiederhole die Kontrolle am Veranstaltungstag 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Teste dabei jede Datei, Untertitel, den Ton und alle benötigten Adapter.
Wie viel Zeit braucht der Einlass vor einer Filmvorführung?: Öffne den Einlass mindestens 30 Minuten vor Beginn, bei reservierten Plätzen oder vielen Anmeldungen besser 45 Minuten vorher. Plane zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Verspätete und die Ausgabe von Namensschildern ein.

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