Filmfestival organiseren: checklist en planning

Een filmfestival organiseren vraagt meer dan films selecteren en een zaal reserveren. Je moet vertoningsrechten en licenties tijdig vastleggen, filmbestanden en ondertiteling testen en de projectie afstemmen op de locatie. Daarnaast regel je ticketverkoop, bezoekersregistratie, vrijwilligers, route-informatie en publieksontvangst. Deze checklist volgt de logische volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna techniek en communicatie, en als laatste de controle van alle materialen en bestanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Films selecteren
3 personen
Vertoningsrechten controleren
2 personen
Filmlicenties vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Zaalindeling uitwerken
2 personen
Projectie-eisen controleren
2 personen
Technische apparatuur reserveren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
2 personen
Filmprogramma publiceren
2 personen
Routebeschrijving versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Filmbestanden verzamelen
2 personen
Filmbestanden controleren
2 personen
Ondertiteling controleren
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
Programmaborden printen
Bewegwijzering printen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Filmzaal schoonmaken
3 personen
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Zitplaatsen markeren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Projector installeren
2 personen
Films opstartklaar zetten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Technische back-up klaarzetten
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers inchecken
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste film starten
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Filmwissel uitvoeren
2 personen
Tweede film starten
Avondhapjes serveren
3 personen
Panelmicrofoons klaarzetten
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Derde film starten
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Afsluitwoord verzorgen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Bezoekersruimte leeghalen
4 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4
Kabelbinders
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Filmfestivalpostersaantal 12
Programmabordenaantal 6
Rode loper
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

LED-slingersaantal 6
LED-spotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de vertoningsrechten en filmlicenties vast voordat je het programma publiceert. Controleer per film ook de ondertiteling en het juiste filmbestand; een technische test uiterlijk 1 week vooraf voorkomt verrassingen.
Plan de technische opbouw niet alleen op basis van de zaalcapaciteit. Test per projectiescherm de projector, mediaspeler, laptop, HDMI-kabels, adapters, speakers, het mengpaneel en de draadloze microfoons.
Open de online ticketverkoop pas wanneer programma, locatie en routebeschrijving definitief zijn. Werk de bezoekerslijst dagelijks bij in de laatste 7 dagen en verzamel dieetwensen vóór je catering bestelt.
Maak voor vrijwilligers een indeling met duidelijke starttijden voor registratie, zaalbegeleiding, garderobe en techniek. Druk het draaiboek en de programmaborden minimaal 1 dag vooraf af en leg naamkaartjes klaar.
Richt de entree in met een registratietafel, stoelen en garderoberekken voordat bezoekers arriveren. Reserveer daarnaast afvalbakken, herbruikbare bekers, wijnglazen, koffiekopjes en servies op basis van het verwachte aantal gasten, plus kabelbinders en gaffer tape voor een veilige opstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie en filmselectie. Leg rechten en licenties vast voordat je tickets verkoopt en publiceer het programma pas wanneer de belangrijkste vertoningen definitief zijn.
Wanneer moet ik de filmlicenties regelen?: Regel de licenties zodra je de films hebt geselecteerd, idealiter minimaal 8 weken voor het festival. Controleer daarna per film het aangeleverde bestand, de beeldverhouding en de ondertiteling uiterlijk 1 week voor de vertoning.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische test van een filmfestival?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de volledige technische test en opbouw. Test elke film op de daadwerkelijke projector, het scherm, de mediaspeler, de speakers en het mengpaneel; reserveer op de festivaldag bovendien minstens 1 uur voor een laatste controle.
Wanneer moet ik tickets en bezoekersinformatie versturen?: Open de ticketverkoop zodra programma, locatie en route vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Stuur routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor het festival en werk de bezoekerslijst tot op de dag zelf bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.