Checklist para organizar un festival de cine sin imprevistos

Un festival de cine combina programación, permisos, público y una proyección que debe funcionar a la primera. Empieza fijando la fecha y el lugar; después cierra las películas, revisa los derechos de exhibición y prepara la venta de entradas. Durante las semanas previas tendrás que comprobar cada archivo de vídeo, subtítulo y conexión. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Seleccionar películas
3 personas
Revisar los derechos de exhibición
2 personas
Gestionar licencias de filmación
2 personas
Confirmar el lugar
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
Verificar requisitos de proyección
2 personas
Reservar equipo técnico
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
2 personas
Publicar el programa de cine
2 personas
Enviar indicaciones
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Recopilar archivos de vídeo
2 personas
Comprobar archivos de vídeo
2 personas
Revisar los subtítulos
2 personas
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Imprimir los paneles del programa
Imprimir señalización
Pedir el catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Limpiar la sala de cine
3 personas
Limpiar la sala de recepción
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Marcar los asientos
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Instalar el proyector
2 personas
Dejar las películas listas para empezar
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Colocar el material informativo
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar respaldo técnico
2 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Dar el discurso de apertura
Empezar la primera película
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar el cambio de película
2 personas
Empezar la segunda película
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
Preparar micrófonos de panel
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Iniciar la tercera película
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Dar el discurso de clausura
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Vaciar el espacio de visitantes
4 personas
Apilar las sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Mantelescant. 12

Equipo

Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 4
Bridas
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Pósters de festival de cinecant. 12
Carteles del programacant. 6
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la selección de películas antes de publicar el programa: deja al menos 4 semanas para revisar los derechos de exhibición, las licencias y los archivos de vídeo.
Haz una prueba técnica completa entre 3 y 7 días antes. Reproduce cada película desde el portátil o reproductor previsto, comprueba los subtítulos y verifica proyectores, pantallas, altavoces, cables HDMI y adaptadores.
No esperes al día del festival para organizar la sala. Define con una semana de antelación la distribución de las sillas, la mesa de registro, la mesa de oradores y los recorridos de entrada y salida.
Cierra la lista de visitantes 48 horas antes y usa ese momento para confirmar preferencias dietéticas, preparar las indicaciones, imprimir tarjetas con nombres y asignar voluntarios por turno.
Prepara un kit técnico de emergencia: al menos 2 memorias USB con los vídeos, baterías externas, cables alargadores, regletas, adaptadores, cinta gaffer y bridas. Guarda una copia de cada archivo en dos lugares distintos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?: Empieza al menos 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar el lugar, seleccionar las películas, revisar derechos y licencias, abrir la venta de entradas y corregir problemas técnicos.
¿Cuándo hay que comprobar los archivos de vídeo y los subtítulos?: Haz una primera comprobación al recibir cada archivo y una prueba final entre 3 y 7 días antes del festival. No dejes la revisión para el mismo día: un formato incompatible o un subtítulo desajustado puede retrasar toda la sesión.
¿Cuándo publicar el programa de un festival de cine?: Publícalo cuando las películas, horarios y lugar estén confirmados, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía las indicaciones actualizadas cuando falten entre 3 y 5 días y vuelve a avisar si cambia alguna sesión.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de cine?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 50 asistentes y añade al menos 2 personas para la parte técnica y el registro. Define turnos de 3 a 4 horas para cubrir entradas, sala, ponentes y cambios entre proyecciones.

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