Filmfestival organisieren: die praktische Checkliste
Ein Filmfestival braucht mehr als eine Filmauswahl und einen freien Saal. Du musst Vorführrechte klären, Dateien und Untertitel testen, Technik reservieren und den Einlass so vorbereiten, dass die Besucherliste stimmt. Plane zuerst Programm, Termin und Ort, danach Tickets, Helfer und Ausstattung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Testläufe, Beschilderung und gedruckte Unterlagen – Punkte, die sonst leicht bis zum Veranstaltungstag liegen bleiben.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Festivaldatum festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Filme auswählen
3 Personen
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
Filmlizenzen sichern
2 Personen
Location bestätigen
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Projektionsanforderungen prüfen
2 Personen
Technische Geräte reservieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf öffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherliste aktualisieren
2 Personen
Filmprogramm veröffentlichen
2 Personen
Wegbeschreibung versenden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Filmdateien sammeln
2 Personen
Filmdateien überprüfen
2 Personen
Untertitel überprüfen
2 Personen
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
Programmschilder drucken
Beschilderung drucken
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kinosaal reinigen
3 Personen
Empfangsbereich reinigen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Sitzplätze markieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Projektor aufbauen
2 Personen
Filme startklar machen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Infomaterial auslegen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Technische Backup-Lösung bereithalten
2 Personen
Event
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher einchecken
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Film starten
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Filmwechsel durchführen
2 Personen
Zweiten Film starten
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Panelmikrofone bereitstellen
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Dritten Film starten
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Abschlusswort halten
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Besucherraum leerräumen
4 Personen
Stühle stapeln
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geräte einpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- Kabelbinder
- Gaffer TapeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 220
- GabelnAnz. 220
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- Filmfestival-PosterAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 6
- Roter Teppich
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
Beleuchtung
- LED-GirlandenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Sichere die Filmlizenzen für jeden Titel und halte fest, welche Fassung gezeigt wird – besonders bei unterschiedlichen Untertiteldateien.
- Teste jede Filmdatei mindestens 7 Tage vorher auf dem vorgesehenen Laptop, Medienplayer und Projektor. Prüfe Bildformat, Ton und Untertitel vollständig und speichere eine geprüfte Kopie zusätzlich auf einem USB-Stick.
- Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Raumgröße, Sitzplätze und Programm feststehen. Aktualisiere die Besucherliste bis zum Vortag und übergib dem Einlass eine gedruckte Version mit Namensschildern.
- Plane Technik nicht nur nach Geräten, sondern nach Anschlüssen und Wegen: Für jeden Projektor und Laptop brauchst du passende HDMI-Kabel oder Adapter, Stromversorgung und gesicherte Kabel. Bringe Gaffer Tape und Kabelbinder spätestens beim Aufbau mit.
- Schicke die Wegbeschreibung einige Tage vor dem Festival und teile die Freiwilligen spätestens 48 Stunden vorher in Einlass, Technik und Saalbetreuung ein. Drucke Drehbuch, Präsentationstexte und Programmschilder vor dem Aufbau, damit während des Einlasses nichts mehr gesucht werden muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Filmfestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Ort und den Aufführungsrechten. Technik, Tickets und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival feststehen.
- Wann müssen Filmlizenzen für ein Filmfestival geklärt sein?
- Kläre die Rechte, bevor du Einladungen verschickst oder das Filmprogramm veröffentlichst – idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleibt Zeit, einen Titel bei Problemen rechtzeitig zu ersetzen.
- Wie viele Tage vorher sollte man die Filmtechnik testen?
- Führe den vollständigen Test mindestens 7 Tage vorher mit den tatsächlichen Filmdateien, Projektoren, Lautsprechern und Untertiteln durch. Wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
- Wann sollte der Ticketverkauf für ein Filmfestival starten?
- Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Programm, Raumaufteilung und Sitzplatzkapazität bestätigt sind, meist 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. Aktualisiere die Besucherliste bis zum Vortag und halte sie zusätzlich ausgedruckt bereit.
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