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Checklist pour organiser un festival du film

Un festival du film se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et la programmation, puis les droits de projection et la billetterie. Les fichiers vidéo, les sous-titres et le matériel technique doivent être vérifiés bien avant l’accueil du public. Cette checklist rassemble 71 tâches et 54 fournitures pour suivre les préparatifs, répartir les bénévoles et garder une vue claire jusqu’au jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du festival

    2 personnes

  • Établir le programme

    3 personnes

  • Sélectionner les films

    3 personnes

  • Vérifier les droits de projection

    2 personnes

  • Régler les licences de films

    2 personnes

  • Confirmer le lieu

  • Élaborer la répartition de la salle

    2 personnes

  • Vérifier les exigences de projection

    2 personnes

  • Réserver le matériel technique

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir la vente de billets en ligne

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Mettre à jour la liste des visiteurs

    2 personnes

  • Publier le programme du film

    2 personnes

  • Envoyer les indications d'accès

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Rassembler les fichiers vidéo

    2 personnes

  • Vérifier les fichiers vidéo

    2 personnes

  • Vérifier les sous-titres

    2 personnes

  • Préparer les textes de présentation

    2 personnes

  • Imprimer les panneaux du programme

  • Imprimer la signalisation

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Nettoyer la salle de cinéma

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace d’accueil

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Baliser les places assises

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer le projecteur

    2 personnes

  • Préparer les films

    2 personnes

  • Tester le son

    2 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    2 personnes

  • Installer le matériel d’information

    2 personnes

  • Disposer les amuse-bouches

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer la solution de secours technique

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir l’entrée

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    4 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Accompagner les visiteurs dans la salle

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Lancer le premier film

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Effectuer le changement de film

    2 personnes

  • Lancer le deuxième film

  • Servir les en-cas du soir

    3 personnes

  • Installer les micros de panel

    2 personnes

  • Animer le débat

    3 personnes

  • Lancer le troisième film

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Prononcer le mot de clôture

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Vider la zone des visiteurs

    4 personnes

  • Empiler les chaises

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer les salles

    4 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Rendre les objets empruntés

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 180
  • Tables pliantesqté 12
  • Table d'inscription
  • Table de prise de parole
  • Tabourets de barqté 4
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 8
  • Nappesqté 12

Équipement

  • Projecteursqté 2
  • Écrans de projectionqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Lecteurs multimédiasqté 2
  • Câbles HDMIqté 4
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Haut-parleursqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 3
  • Pieds de microqté 3
  • Batteries externesqté 4
  • Clés USBqté 4
  • Serre-câbles
  • Ruban gafferqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 220
  • Verres à vinqté 80
  • Tasses à caféqté 80
  • Assiettesqté 220
  • Fourchettesqté 220
  • Couteauxqté 180
  • Cuillèresqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Conteneurs à glaceqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 2

Décoration

  • Affiches du festival de cinémaqté 12
  • Panneaux du programmeqté 6
  • Tapis rouge
  • Panneaux indicateursqté 10
  • Badges nominatifsqté 30

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 6
  • Projecteurs LEDqté 4
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Aspirateurqté 2
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Sets de balaiqté 3
  • Gants de nettoyageqté 8

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de publier le programme. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les droits de projection, confirmer les films et ouvrir la billetterie.
  • Testez chaque fichier vidéo sur le matériel prévu au moins 7 jours avant le festival. Vérifiez aussi les sous-titres, le format d’image, le son et la présence d’une copie de secours sur clé USB.
  • Dimensionnez la salle à partir des inscriptions attendues, puis gardez quelques sièges accessibles et un passage dégagé. Imprimez le plan de salle et le déroulé avant le jour J.
  • Récoltez les besoins alimentaires dès l’inscription et fermez cette collecte 5 à 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite une liste mise à jour à l’équipe d’accueil et au service concerné.
  • Faites un briefing des bénévoles 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes. Attribuez clairement l’accueil, les badges, l’orientation, la régie et la gestion des changements de séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, sélectionner les films, régler les licences, préparer la billetterie et tester la projection.
Quand vérifier les films et les sous-titres ?
Faites une première vérification dès réception des fichiers, puis un test complet au moins 7 jours avant le festival. Refaites un contrôle technique le jour même, avant l’arrivée du public.
Quand ouvrir la billetterie d’un festival du film ?
Ouvrez-la une fois la date, le lieu, la programmation et les principales informations d’accès confirmés. Dans la pratique, cela se fait souvent 4 à 6 semaines avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival du film ?
Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une pour la régie par espace utilisé. Ajoutez une personne volante dès que le festival comporte plusieurs salles ou plus de 100 visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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