Boodschappenlijst voor een filmfestival

Voor een filmfestival heb je meer nodig dan films, stoelen en een beamer. Beeld, geluid en aansluitingen moeten op elkaar passen, terwijl registratie, catering en pauzes doorlopen. Denk ook aan reservekabels, adapters en een back-up van elke film; juist die spullen ontbreken vaak op het laatste moment. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma en stem aantallen af op het aantal bezoekers, de duur en het aantal filmblokken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Reservebatterijenaantal 12
Presentatieklikker

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerkommenaantal 4

Decoratie

Filmsterrenpostersaantal 12
Filmfestivalbanneraantal 2
Rode loper
Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 80
Filmklappersaantal 4
Fotowand
Fotopropsaantal 12
Tafelnummersaantal 12
Kaarshoudersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksgrijpersaantal 4
Messenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Serveerdienbladenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Toegangsbewijzenaantal 180
Programmaboekjesaantal 180
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 180
Servettenaantal 500
Koffiefiltersaantal 100
Rietjesaantal 200
Afhaalbakjesaantal 100
Voedselhandschoenenaantal 2
Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theezakjes - 200 stuks
- Warme chocolademelk - 3 liter
- Kristalsuiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Citroenen - 2 kilo
- IJsblokjes - 12 zakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute popcorn - 8 zakken
- Zoete popcorn - 8 zakken
- Borrelnoten - 5 kilo
- Pretzels - 4 zakken
- Rijstwafels - 6 pakken
- Crackers - 8 pakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Miniwraps - 12 pakken
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 3 kilo
- Brie - 2 kilo
- Gerookte kipfilet - 2 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Vegetarische spread - 2 kilo
- Komkommers - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 3 kilo
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Mandarijnen - 5 kilo
- Aardbeien - 3 kilo
- Olijven - 2 kilo
- Augurken - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Knoflooksaus - 2 flessen
- Pestosaus - 3 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 potje
- Paprikapoeder - 1 potje
- Italiaanse kruiden - 1 potje
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Dieetkoekjes - 4 pakken
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Vegan wraps - 4 pakken
- Vegan kaas - 1 kilo
- Notenvrije mueslirepen - 60 stuks
- Chocoladekoekjes - 8 pakken
- Mini brownies - 180 stuks
- Mini muffins - 180 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Houten roerstaafjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Vershoudbakjes - 20 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 4 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Vaatdoeken - 20 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Plan per bezoeker één stoel en tel voor de registratie een aparte tafel mee. Zet buffettafels klaar voordat de eerste gasten arriveren, zodat registratie en catering elkaar niet in de weg zitten.
Neem voor elke laptop minstens één passende HDMI-kabel en adapter mee, plus minimaal één reservekabel en een USB-stick met de films. Download de bestanden vooraf en bewaar een tweede kopie op een andere laptop of USB-stick.
Reken voor een filmblok van twee uur op twee microfoons als er presentaties of vragenrondes zijn. Test mengpaneel, speakers, microfoonstandaards en presentatieklikker uiterlijk de dag ervoor én opnieuw vóór de deuren opengaan.
Voorzie per bezoeker een glas en tel voor koffie of thee één kopje, één lepel en één bord per persoon. Voeg extra servies toe voor medewerkers en vrijwilligers, zodat je tijdens het programma niet hoeft af te wassen.
Zet stekkerdozen en verlengkabels klaar voor beamer, laptops, speakers en verlichting. Gebruik gaffer tape om kabels op looproutes vast te zetten en leg reservebatterijen en LED-lampen op een vaste plek bij de techniek.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een klein filmfestival?: Reken minimaal op een beamer, projectiescherm, laptop, passende HDMI-kabel en adapter, speakers, microfoon, stekkerdozen en verlengkabels. Voeg per bezoeker een stoel, glas en eventueel koffie- of theeservies toe. Bewaar elke film ook op een tweede USB-stick of laptop.
Hoeveel stoelen en glazen moet ik kopen voor een filmfestival?: Neem één stoel en één glas per aangemelde bezoeker. Tel voor medewerkers, presentatoren en vrijwilligers nog 10 tot 15 procent extra mee. Voor een festival met 80 bezoekers betekent dat ongeveer 88 tot 92 stoelen en glazen.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmfestival testen?: Test alle films, aansluitingen, beeldformaten en geluidsniveaus uiterlijk één dag vooraf. Doe op de festivaldag nog een korte controle van minimaal 60 minuten voordat bezoekers binnenkomen. Houd back-upfilms, USB-sticks, adapters en reservebatterijen direct bij de techniek.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een filmfestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op twee tot drie drankjes per persoon; daarna ongeveer één drankje per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon per pauze een bruikbaar uitgangspunt. Controleer dieetwensen uiterlijk één week vooraf en koop gekoelde dranken één dag eerder.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.