Boodschappenlijst voor een filmfestival

Voor een filmfestival heb je meer nodig dan films en stoelen. De projectieketen moet compleet zijn: van laptop of mediaspeler tot HDMI-adapter, scherm en geluid. Ook ontvangst, garderobe, horeca en bewegwijzering vragen materiaal dat vaak pas op het laatste moment wordt geregeld. Gebruik deze lijst om per zaal, bezoeker en programmaonderdeel te bepalen wat je koopt, huurt of meeneemt. Controleer technische spullen uiterlijk één week vooraf met de daadwerkelijke filmbestanden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 2
Mediaspelersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 4
Kabelbinders
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 220
Vorkenaantal 220
Messenaantal 180
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Filmfestivalpostersaantal 12
Programmabordenaantal 6
Rode loper
Pijlbordenaantal 10
Naamkaartjesaantal 30

Verlichting

LED-slingersaantal 6
LED-spotsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Spa Blauw - 120 flesjes
- Spa Rood - 40 flesjes
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Witbier - 48 flesjes
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Koffiebonen - 3 kilo
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 2 dozen
- Chocolademelk - 6 liter
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Citroenen - 20 stuks
- IJsblokjes - 20 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute popcorn - 12 zakken
- Zoete popcorn - 12 zakken
- Mini-pretzels - 8 zakken
- Borrelnoten - 6 zakken
- Olijven - 6 potten
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 60 stuks
- Mandarijnen - 60 stuks
- Mini-komkommers - 4 kilo
- Worteltjes - 4 kilo
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 10 bakjes
- Brie - 3 kilo
- Goudse kaas - 4 kilo
- Vegan kaas - 1 kilo
- Stokbroden - 25 stuks
- Mini-pistolets - 180 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Ham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Vegan falafel - 4 kilo
- Wraps - 100 stuks
- Kruidenroomkaas - 10 bakjes
- Pesto - 6 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 250 gram
- Servetten - 800 stuks
- Papieren rietjes - 250 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Vuilniszakken - 120 stuks
- Pedaalemmerzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 20 stuks
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Tissues - 12 dozen
- Kassabonnen - 4 rollen
- Polsbandjes - 250 stuks
- Pennen - 30 stuks
- Papieren naamstickers - 100 stuks
- A4-papier - 2 pakken

Tips

Plan per filmzaal één complete projectieset: projector, scherm, mediaspeler of laptop, HDMI-kabel, passende adapter, verlengkabel en stekkerdoos. Neem per zaal minstens één reserve-HDMI-kabel en adapter mee.
Test elk filmbestand minimaal 3 dagen vooraf op de gebruikte laptop of mediaspeler. Controleer beeldverhouding, geluid en ondertiteling; bewaar een reservekopie op minstens 2 USB-sticks.
Reken voor de ontvangst op één registratietafel, stoelen voor bezoekers die wachten en naamkaartjes voor medewerkers of gasten. Leg programmaborden en route-informatie op minstens 2 zichtbare punten neer: bij de ingang en richting de zaal.
Stem servies af op het aantal gasten plus ongeveer 10% reserve. Kies bij een festival met koffie, drank en hapjes voor herbruikbare bekers, wijnglazen, koffiekopjes, borden, vorken en messen in aparte bakken.
Leg kabels direct vast met kabelbinders en gaffer tape en houd per technische ruimte minstens één vrije stekkerdoos en een verlengkabel achter de hand. Zet afvalbakken bij de entree, horeca en uitgang; daar ontstaan de meeste volle plekken.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor de projectie van een filmfestival?: Per zaal heb je minimaal een projector, projectiescherm, laptop of mediaspeler, HDMI-kabel, passende HDMI-adapter, verlengkabel en stekkerdoos nodig. Voeg minstens één reservekabel, adapter en USB-stick per zaal toe.
Wanneer moet ik de filmbestanden voor een filmfestival controleren?: Controleer de bestanden uiterlijk 3 dagen voor het festival op de apparatuur die je gebruikt. Test ook de ondertiteling en het geluid; zo houd je nog tijd over om een fout bestand opnieuw op te vragen.
Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een filmfestival?: Neem per verwachte bezoeker één beker of glas en één set servies wanneer je eten serveert, plus 10% reserve. Voor 100 bezoekers betekent dat bijvoorbeeld 110 bekers en, bij hapjes of eten, 110 borden, vorken en messen.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een filmfestival?: Zet per geplande bezoeker één stoel klaar en reserveer ongeveer 5% extra voor gasten, vrijwilligers en onverwachte aanmeldingen. Bij 120 bezoekers kom je daarmee uit op ongeveer 126 stoelen, verdeeld over de zaalindeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.