Qué necesitas para organizar un festival de cine

Organizar un festival de cine exige algo más que elegir películas. Necesitas preparar la proyección, el sonido, la recepción del público y el servicio de bebidas y comida sin dejar cables, adaptadores o material de registro para el último momento. Esta lista reúne lo necesario para montar la sala, recibir a los asistentes y comprobar que cada archivo se reproduce correctamente. Ajusta las cantidades al aforo y añade una unidad de reserva para los elementos técnicos que puedan fallar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Mantelescant. 12

Equipo

Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Portátilescant. 2
Reproductores multimediacant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 4
Bridas
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Bandejas para servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Pósters de festival de cinecant. 12
Carteles del programacant. 6
Alfombra roja
Carteles direccionalescant. 10
Tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Guirnaldas LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Spa Blauw - 120 botellines
- Spa Rood - 40 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza blanca - 48 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Granos de café - 3 kilos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Chocolate caliente - 6 litros
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Limones - 20 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Totopos - 10 bolsas
- Palomitas saladas - 12 bolsas
- Palomitas dulces - 12 bolsas
- Mini pretzels - 8 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 6 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Uvas - 8 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Mandarinas - 60 unidades
- Mini pepinos - 4 kilos
- Zanahorias pequeñas - 4 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 10 tarrinas
- Brie - 3 kilo
- Queso Gouda - 4 kilo
- Queso vegano - 1 kilo
- Baguettes - 25 unidades
- Mini pistolets - 180 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Jamón - 2 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Falafel vegana - 4 kilo
- Wraps - 100 unidades
- Queso crema con hierbas - 10 envases
- Pesto - 6 tarros
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Servilletas - 800 unidades
- Pajitas de papel - 250 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Bolsas de basura - 120 unidades
- Bolsas para cubos de pedal - 60 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 20 unidades
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Pañuelos de papel - 12 cajas
- Tickets de caja - 4 rollos
- Pulseras - 250 unidades
- Bolígrafos - 30 piezas
- Pegatinas de nombres de papel - 100 unidades
- Papel A4 - 2 paquetes

Consejos

Calcula una silla por asistente confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para 100 personas, prepara entre 105 y 110 sillas, además de dejar pasillos despejados.
Lleva al menos un cable HDMI y un adaptador compatible por proyector, más uno de repuesto. Comprueba las conexiones con cada portátil y reproductor multimedia como mínimo 24 horas antes.
Prepara una regleta por cada zona de proyección y un alargador adicional por sala. Sujeta los cables con cinta gaffer o bridas para evitar tropiezos durante la entrada del público.
Guarda cada película en dos memorias USB y prueba los subtítulos completos antes del festival. No esperes al inicio de la sesión: un archivo incompatible puede retrasar todo el programa.
Para una recepción de 100 asistentes, prepara al menos 2 mesas de registro, tarjetas con nombres y suficientes vasos reutilizables; si sirves café o vino, calcula 1 taza o copa por persona y añade un 10 % extra.

Preguntas frecuentes

¿Qué equipo necesito para proyectar una película en un festival?: Necesitas un proyector, una pantalla, un portátil o reproductor multimedia, cables HDMI, adaptadores, alargadores y regletas. Comprueba la compatibilidad de todos los archivos y conexiones al menos 24 horas antes.
¿Cuántas sillas necesito para un festival de cine?: Calcula una silla por persona confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas, manteniendo libres los pasillos y las salidas.
¿Cuántas copas, vasos y tazas debo comprar?: Calcula una unidad por asistente para cada bebida que sirvas y añade un 10 % adicional. Para 100 personas, prepara 110 vasos, copas o tazas del tipo correspondiente para cubrir roturas y cambios.
¿Cuándo debo probar las películas y los subtítulos?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes del festival, usando el mismo proyector, reproductor y sistema de sonido. Conserva una segunda copia de cada archivo en una memoria USB.

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