Filmfestival: Einkaufsliste für Technik, Ausstattung und Service

Für ein Filmfestival brauchst du mehr als Filme und Sitzplätze. Plane Technik für Bild und Ton, Ausstattung für Einlass und Garderobe sowie Geschirr für Getränke und Snacks. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, ausreichend lange Verlängerungskabel und Material für die schnelle Beschriftung vor Ort. Die folgende Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge nach Bereichen zu prüfen und Mengen passend zur erwarteten Besucherzahl festzulegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
Registrierungstisch
Rednertisch
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8
TischdeckenAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LaptopsAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
Kabelbinder
Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierplattenAnz. 12
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Dekoration

Filmfestival-PosterAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 6
Roter Teppich
WegweiserAnz. 10
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LED-GirlandenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 40 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Eistee - 18 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Kaffeebohnen - 3 Kilo
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Schokomilch - 6 Liter
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Zitronen - 20 Stück
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salziges Popcorn - 12 Tüten
- Süßes Popcorn - 12 Beutel
- Mini-Brezeln - 8 Beutel
- Knabbermix - 6 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Trauben - 8 kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Mandarinen - 60 Stück
- Minigurken - 4 Kilo
- Möhren - 4 Kilo
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 10 Becher
- Brie - 3 Kilo
- Gouda-Käse - 4 Kilo
- Vegankäse - 1 Kilo
- Baguettes - 25 Stück
- Mini-Pistolets - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Schinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Vegane Falafel - 4 kilo
- Wraps - 100 Stück
- Kräuterfrischkäse - 10 Becher
- Pesto - 6 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Servietten - 800 Stück
- Papierstrohhalme - 250 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 120 Stück
- Mülleimerbeutel - 60 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 6 Packungen
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 20 Stück
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 8 Flaschen
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Taschentücher - 12 Schachteln
- Kassenbons - 4 Rollen
- Armbänder - 250 Stück
- Kugelschreiber - 30 Stück
- Papier-Namensaufkleber - 100 Stück
- A4-Papier - 2 Packungen

Tipps

Plane pro Vorführraum mindestens einen Projektor, eine passende Leinwand und einen getesteten Laptop oder Medienplayer ein. Für jeden Anschlussweg solltest du zusätzlich einen passenden HDMI-Adapter bereithalten.
Rechne für die Registrierung mit einem Tisch, zwei Stühlen und mindestens einem Namensschild pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. Lege Programmschilder und Wegweiser spätestens am Vortag bereit.
Miss vor dem Aufbau die Entfernung zwischen Technik, Steckdosen und Sitzbereich. Nimm pro Raum mindestens zwei Verlängerungskabel mehr als rechnerisch nötig sowie Kabelbinder und Gaffer Tape für sichere Leitungswege.
Für Getränke reichen wiederverwendbare Becher nur dann, wenn ihre Anzahl zur Pausenfolge passt: Plane mindestens zwei Becher pro Gast ein. Für Wein, Kaffee und Snacks brauchst du zusätzlich Gläser, Tassen, Teller sowie Gabeln und Messer.
Halte für Präsentationen und Filmdateien mindestens zwei USB-Sticks mit identischem Inhalt bereit. Eine Powerbank pro zwei Helfer verhindert, dass Einlass, Kommunikation oder kurzfristige Technikchecks wegen leerer Akkus ausfallen.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Filmfestival an Technik?: Pro Vorführraum brauchst du mindestens einen Projektor, eine Leinwand, einen Laptop oder Medienplayer, ein HDMI-Kabel und einen passenden Adapter. Für Ton kommen Lautsprecher, ein Mischpult und bei Moderationen Funkmikrofone mit Ständern hinzu. Teste alle Filmdateien und Untertitel spätestens 24 Stunden vor Beginn.
Wie viele Sitzplätze und Tische brauche ich für ein Filmfestival?: Plane einen Stuhl pro bestätigtem Gast und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für den Einlass reicht meist ein Registrierungstisch je 100 Gäste; bei mehreren Sälen ist ein eigener Tisch pro Zugang übersichtlicher. Ein weiterer Tisch für Moderation oder Redner verhindert Engpässe beim Einlass.
Wie viel Geschirr brauche ich für ein Filmfestival?: Rechne mit mindestens zwei wiederverwendbaren Bechern pro Person, wenn eine Pause und ein Empfang vorgesehen sind. Für Wein solltest du pro Gast ein Weinglas einplanen, für Kaffee eine Tasse; Teller, Gabeln und Messer kalkulierst du nach der Zahl der ausgegebenen Speisen plus 10 Prozent Reserve.
Was darf ich beim Filmfestival nicht vergessen einzukaufen?: Vergessen werden häufig HDMI-Adapter, zusätzliche Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Abfallbehälter. Lege diese Reserven spätestens am Vortag bereit und halte zwei USB-Sticks mit den geprüften Filmdateien bereit. Für den Einlass gehören außerdem Namensschilder und gedruckte Programmschilder in die Transportkiste.

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