Boodschappenlijst voor een filmfestival

Voor een filmfestival heb je meer nodig dan films en een projector. Per zaal regel je een complete vertoningsset met projector, scherm, mediaspeler, laptop, kabels en geluid. Daarnaast zijn entree- en buffettafels, stoelen, bewegwijzering, tickets en publieksinformatie nodig. Voor catering komen servies, herbruikbare bekers en koelboxen erbij. Reserve-USB-sticks, adapters, batterijen en verlenghaspels worden vaak vergeten, terwijl je ze pas mist als een vertoning of presentatie niet direct werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 260
Klaptafelsaantal 18
Entreebalie
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reserve-USB-sticksaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Koptelefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijladersaantal 4

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 280
Vorkenaantal 280
Messenaantal 280
Lepelsaantal 280
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Filmpostersaantal 12
Rode loper
Fotowand
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 16
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Naamkaartjesaantal 300
Pennenaantal 40
Stembiljettenaantal 300
Programmafoldersaantal 300
Ticketsaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Klembordenaantal 6
Plakgumaantal 10
Papiertapeaantal 10

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 pakken
- Theezakjes - 250 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilo
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Spa Blauw - 10 dozen
- Spa Rood - 4 dozen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 6 dozen
- Pilsener - 10 dozen
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoute popcorn - 12 zakken
- Zoete popcorn - 10 zakken
- Gemengde noten - 6 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Olijven - 8 potten
- Augurken - 6 potten
- Druiven - 5 kilo
- Appels - 5 kilo
- Bananen - 4 kilo
- Mandarijnen - 4 kilo
- Miniwortels - 4 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilo
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilo
- Brie - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Hummuswraps - 80 stuks
- Mini-sandwiches - 250 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Witbrood - 8 broden
- Glutenvrij brood - 4 broden
- Vegan broodjes - 60 stuks
- Roomboter - 2 kilo
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Kruidenmix - 4 potjes
- IJsblokjes - 20 zakken
- Servetten - 1000 stuks
- Papieren rietjes - 300 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Handzeep - 6 flessen
- Handdesinfectiemiddel - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Toiletreiniger - 4 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 4 flessen
- Vuilnisbakliners - 30 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Maak per zaal één technische set klaar: projector, scherm, mediaspeler, laptop, HDMI-kabel, passende adapter, stekkerdoos en verlenghaspel. Test die set uiterlijk één dag voor het festival met alle filmbestanden.
Neem minimaal twee reserve-USB-sticks mee en zet daarop de technische reservebestanden. Bewaar de sticks niet naast de hoofdcomputer, zodat een defect apparaat niet meteen je enige kopie raakt.
Plan voor de entree een balie, tafel, stoelen, tickets of polsbandjes en afgedrukte publieksinformatie. Leg bewegwijzering bij de ingang, kruisingen en elke zaal; bezoekers zoeken vooral de route tussen vertoningen.
Tel servies per verwachte gast en voeg 10% reserve toe. Voor een festival met 80 gasten betekent dat bijvoorbeeld 88 bekers, borden en besteksets; neem voor wijn daarnaast ongeveer 88 wijnglazen mee als wijn wordt geschonken.
Zet gekoelde catering pas kort voor gebruik uit de koelboxen en voorzie de cateringplek van buffettafels, serveerlepels en afvalbakken. Regel reservebatterijen voor verlichting en microfoons vóór de vrijwilligersbriefing, niet tijdens de eerste vertoning.

Veelgestelde vragen

Wat heb je nodig voor een filmfestival?: Per vertoningszaal heb je minimaal een projector, projectiescherm, mediaspeler, laptop, HDMI-kabel, adapter, stekkerdoos en verlenghaspel nodig. Voor het publiek regel je stoelen, entree- en buffettafels, tickets of polsbandjes, bewegwijzering, catering en afvalbakken.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een filmfestival?: Reken één stoel per aangemelde of verwachte bezoeker per zaal. Zet 5 tot 10% extra klaar als de ruimte dat toelaat; bij 100 verwachte bezoekers zijn dat 105 tot 110 stoelen.
Hoeveel drank en servies moet ik kopen voor een filmfestival?: Gebruik het aantal aangemelde gasten als basis en voeg 10% reserve toe voor bekers, borden en bestek. Voor een programma van meerdere uren kun je voor het eerste uur rekenen op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één drankje per uur.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een filmfestival regelen?: Reserveer projectoren, schermen, mediaspelers, microfoons en luidsprekers zodra de zalen en het programma vaststaan, bij voorkeur minstens vier weken vooraf. Test filmbestanden, ondertiteling en aansluitingen uiterlijk één dag voor de eerste vertoning.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.