Que faut-il acheter pour un festival du film ?

Pour un festival du film, les achats ne se limitent pas aux films et aux billets. Il faut prévoir une chaîne de projection complète, du lecteur multimédia aux câbles HDMI, ainsi que l’accueil du public, le buffet et la signalétique. Cette liste regroupe le matériel technique, le mobilier, la vaisselle et les consommables à réunir avant le jour J. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : adaptateurs, supports de secours, piles et solutions pour garder le catering au frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 260
Tables pliantesqté 18
Bureau d’accueil
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Clés USB de secoursqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Casque audioqté 2
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Chargeurs de batterieqté 4

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 280
Fourchettesqté 280
Couteauxqté 280
Cuillèresqté 280
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Affiches de filmqté 12
Tapis rouge
Mur photo
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 16
Serre-câblesqté 100
Ruban de masquageqté 8
Badges nominatifsqté 300
Stylosqté 40
Bulletins de voteqté 300
Brochures du programmeqté 300
Billetsqté 300
Braceletsqté 300
Presse-papiersqté 6
Colle repositionnableqté 10
Ruban de papierqté 10

Catering

Courses
- Grains de café - 4 paquets
- Sachets de thé - 250 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 cartons
- Spa Rood - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 6 cartons
- Pilsener - 10 cartons
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Pop-corn salé - 12 sacs
- Popcorn sucré - 10 sacs
- Mélange de noix - 6 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Olives - 8 bocaux
- Cornichons - 6 pots
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mandarines - 4 kilos
- Mini-carottes - 4 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Jambon - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Wraps au houmous - 80 pièces
- Mini-sandwiches - 250 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Petits pains végétaliens - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 2 petits pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Mélange d’épices - 4 pots
- Glaçons - 20 sacs
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 4 bouteilles
- Sacs-poubelle - 30 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Essuie-toutqté 12

Conseils

Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatibles par poste de projection, puis ajoutez un jeu de secours. Un fichier vidéo de remplacement sur clé USB évite de bloquer une séance en cas de problème de lecture.
Testez chaque projecteur, écran, lecteur multimédia et ordinateur portable avec les fichiers définitifs au plus tard 48 heures avant le festival. Vérifiez aussi les sous-titres sur le matériel réellement utilisé en salle.
Pour l’accueil, installez le bureau, les tables et les chaises avant l’arrivée du public, puis placez les poubelles près du buffet et des sorties. Gardez les bracelets, billets et informations imprimées au même endroit pour limiter les files.
Comptez la vaisselle selon le nombre de personnes attendues et prévoyez une marge d’environ 10 %. Les gobelets réutilisables, verres à vin, assiettes et couverts manquent souvent lorsque le buffet reste ouvert entre deux projections.
Mettez le catering dans les glacières dès sa réception et contrôlez qu’il reste au frais jusqu’au service. Préparez aussi les cuillères de service et les tables de buffet avant le briefing des bénévoles, plutôt que pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quel matériel faut-il pour projeter un film lors d’un festival ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un lecteur multimédia ou un ordinateur portable, ainsi que les câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises nécessaires. Ajoutez au moins une clé USB de secours et testez l’ensemble 48 heures avant la projection.
Combien de vaisselle prévoir pour un festival du film ?: Prévoyez une assiette et un jeu de couverts par personne attendue, avec environ 10 % de marge. Pour les boissons, comptez au minimum un gobelet réutilisable par personne et davantage si plusieurs services sont prévus.
Quand faut-il acheter ou préparer le matériel du festival ?: Réservez le matériel de projection et le mobilier plusieurs semaines à l’avance si le festival se déroule sur plusieurs salles. Faites les tests techniques et rassemblez les fichiers définitifs au plus tard 48 heures avant l’ouverture.
Comment garder le catering au frais pendant un festival du film ?: Utilisez des glacières dès la livraison et stockez le catering au frais jusqu’au service. Préparez les tables, la vaisselle et les ustensiles de service juste avant l’ouverture du buffet, idéalement moins d’une heure à l’avance.

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