Filmfestival-Einkaufsliste: Technik, Catering und Zubehör

Für ein Filmfestival brauchst du mehr als Filme und einen Projektor. Plane Technik für jede Vorführung, Ersatzteile für Ausfälle und ausreichend Geschirr für das Catering ein. Besonders oft fehlen HDMI-Adapter, Ersatz-USB-Sticks, Batterien oder eine gekühlte Lagermöglichkeit am Veranstaltungstag. Diese Einkaufsliste hilft dir, die benötigten Dinge nach Bereichen zu prüfen und Mengen passend zur erwarteten Besucherzahl festzulegen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 260
KlappischeAnz. 18
Eingangsbereich
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MedienplayerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
Ersatz-USB-SticksAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
KopfhörerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
BatterieladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 80
TellerAnz. 280
GabelnAnz. 280
MesserAnz. 280
LöffelAnz. 280
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

FestivalplakateAnz. 20
FilmplakateAnz. 12
Roter Teppich
Fotowand
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 16
KabelbinderAnz. 100
AbdeckbandAnz. 8
NamensschilderAnz. 300
StifteAnz. 40
StimmzettelAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 300
TicketsAnz. 300
ArmbänderAnz. 300
KlemmbretterAnz. 6
KleberAnz. 10
PapierklebebandAnz. 10

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Packungen
- Teebeutel - 250 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 10 Kartons
- Spa Rood - 4 Kisten
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 6 Kisten
- Pilsener - 10 Kartons
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salziges Popcorn - 12 Tüten
- Süßes Popcorn - 10 Tüten
- Gemischte Nüsse - 6 Beutel
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Oliven - 8 Gläser
- Gewürzgurken - 6 Gläser
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Mandarinen - 4 Kilo
- Minikarotten - 4 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Hummus-Wraps - 80 Stück
- Mini-Sandwiches - 250 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Weißbrot - 8 Laibe
- Glutenfreies Brot - 4 Brote
- Vegane Brötchen - 60 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 2 Döschen
- Paprikapulver - 2 Dosen
- Gewürzmischung - 4 Gläser
- Eiswürfel - 20 Säcke
- Servietten - 1000 Stück
- Papiertrinkhalme - 300 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 6 Flaschen
- Glasreiniger - 4 Flaschen
- Mülleimerbeutel - 30 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12

Tipps

Plane pro Vorführraum einen Projektor, eine Leinwand, einen Medienplayer und einen Laptop ein. Für parallele Vorführungen brauchst du diese Kombination je Raum – plus mindestens einen getesteten Ersatz-USB-Stick.
Rechne beim Geschirr mit einem vollständigen Satz pro erwarteten Gast und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Für ein Buffet gehören neben Tellern und Besteck auch Servierlöffel und ausreichend wiederverwendbare Becher dazu.
Lege für jede technische Verbindung mindestens einen passenden HDMI-Adapter und ein Verlängerungskabel bereit. Teste die Filmdateien spätestens 24 Stunden vor Beginn auf dem tatsächlich verwendeten Abspielgerät.
Plane die Kühlung des Caterings vor der ersten Ausgabe ein: Kühlboxen müssen zum Lieferumfang und zur Menge der verderblichen Speisen passen. Ohne gekühlte Zwischenlagerung kann das Catering nicht einfach mehrere Stunden vorher bereitgestellt werden.
Für Einlass, Moderation und Durchsagen brauchst du Funkmikrofone, Mikrofonständer und Lautsprecher; bei mehreren Sälen sollte jeder Bereich erreichbar sein. Lege Ersatzbatterien am Technikplatz bereit und prüfe sie vor dem Volunteer-Briefing.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein kleines Filmfestival?: Für einen Saal brauchst du mindestens einen Projektor, eine Projektionsleinwand, einen Medienplayer, einen Laptop sowie passende HDMI-Kabel und Adapter. Ergänze Technik, Sitzplätze und Geschirr nach der erwarteten Gästezahl und rechne beim Geschirr 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast beim Filmfestival?: Plane mindestens einen Teller, eine Gabel, ein Messer, einen Löffel und einen Becher pro Gast ein. Bei einem Buffet mit Nachschlag sind 10 bis 20 Prozent zusätzliche Teller und Becher sinnvoll.
Wann sollte ich die Filmdateien und Technik testen?: Teste alle Filmdateien, Untertitel und Anschlüsse spätestens 24 Stunden vor der ersten Vorführung. Lade die geprüften Dateien danach auf das Abspielgerät und bewahre mindestens einen Ersatz-USB-Stick mit einer zweiten Kopie auf.
Wie viel Reserve brauche ich bei Kabeln und Batterien?: Halte pro verwendetem Kabeltyp mindestens ein Ersatzkabel und pro Technikplatz einen zusätzlichen HDMI-Adapter bereit. Für Funkmikrofone und Beleuchtung solltest du einen vollständigen Satz Ersatzbatterien vor dem Einlass griffbereit haben.

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