Checklist voor een filmcongres organiseren

Een filmcongres vraagt meer voorbereiding dan alleen films en een zaal reserveren. Je moet filmrechten, sprekers, programma, registratie en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna naar inhoud en deelnemers toe en plan een aparte testdag voor films, presentaties en geluid. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je niet te laat moet regelen en welke details op de congresdag zelf vaak ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Congresdatum vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Films selecteren
3 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Filmrechten controleren
2 personen
Technische eisen verzamelen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekersinformatie verzamelen
Programma publiceren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Dranken bestellen
Apparatuur reserveren
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Sprekersbevestiging versturen
Presentaties verzamelen
2 personen
Films downloaden
2 personen
Films technisch testen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routebeschrijving versturen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering ontvangen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Projector aansluiten
2 personen
Scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Films klaarzetten
2 personen
Licht instellen
2 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Projectie bedienen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
3 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken blijven aanvullen
2 personen
Slotwoord begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur afkoppelen
2 personen
Films en presentaties archiveren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Leveranciersfacturen controleren
Bedankbericht versturen
Foto's met toestemming delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Podiumtafel
Kapstokkenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Koffielepelsaantal 110
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveertraysaantal 10

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
USB-sticksaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2
Ducttapeaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Decoratie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Tafelkleedjesaantal 14
Programmafoldersaantal 120
A4 bewegwijzeringsbordenaantal 12
Pennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Naamkaartstandaardsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Buffetschalenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksle messenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg filmrechten vast voordat je het programma publiceert. Controleer per film welke vertoningsrechten nodig zijn en bewaar de bevestigingen bij het congresdossier.
Verzamel technische eisen direct bij sprekers en films. Test alle bestanden vooraf op de congreslaptop met projector, scherm, HDMI-adapters, geluid en microfoons; alleen controleren of een bestand opent is niet genoeg.
Plan registratie ruim vóór de eerste vertoning. Zet de registratietafel klaar met naambadges en een afgedrukte aanwezigheidslijst, en houd een aparte lijst bij voor late aanmeldingen.
Stem catering af op het programma en de dieetwensen. Plan koffiemomenten tussen onderdelen, bestel dranken op tijd en controleer of er genoeg servies, waterglazen en serveertrays zijn voor de gekozen opstelling.
Maak een draaiboek met tijden, verantwoordelijken en noodoplossingen. Neem ook kabelbinders, ducttape, stekkerdozen en verlengkabels mee; technische problemen ontstaan vaak bij de laatste zaalopbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie, programma-opzet en sprekers. Regel filmrechten en apparatuur uiterlijk 8 tot 12 weken voor de congresdag, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een congres regelen?: Regel de rechten voordat je films definitief selecteert in het openbare programma, bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag per film schriftelijke bevestiging en controleer of de toestemming de volledige vertoningsdatum dekt.
Wanneer moet ik presentaties en films testen?: Vraag presentaties en filmbestanden uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf op en test ze minimaal één keer met de echte laptop, projector, kabels en audio. Herhaal op de congresdag een korte controle vóór de registratie opent.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een filmcongres?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaalindeling, registratie, podium, projectie, geluid en bewegwijzering. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor een volledige doorloop met de eerste film en spreker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.