Checklist pour organiser un congrès du film

Un congrès du film demande de coordonner la programmation, les intervenants, les droits de diffusion et toute la technique de projection. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une vérification technique complète au moins 24 heures avant l’accueil du public. Cette checklist rassemble 84 tâches et 54 éléments à préparer, de la première réservation au déroulé imprimé du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du congrès
2 personnes
Confirmer le lieu
2 personnes
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Sélectionner les films
3 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Vérifier les droits de diffusion du film
2 personnes
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les intervenants
Publier le programme
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Commander des boissons
Réserver l’équipement
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Envoyer la confirmation aux intervenants
Rassembler les présentations
2 personnes
Télécharger les films
2 personnes
Tester techniquement les films
2 personnes
Imprimer le déroulé
Envoyer les indications d'accès
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Réception du catering
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Préparer les films
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Aménager la table de scène
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Balisage de l'entrée
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Gérer la projection
2 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Archiver les films et les présentations
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de scène
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 110
Cuillères à caféqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Clés USBqté 4
Cliqueur de présentationqté 2
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 100

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 120
Panneaux de signalisation A4qté 12
Stylosqté 120
Blocs-notesqté 120
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de buffetqté 12
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les droits de diffusion avant de publier le programme : demandez les autorisations pour chaque film et gardez une confirmation écrite dans un même dossier.
Demandez les besoins techniques des intervenants au moment de leur confirmation, puis rassemblez les présentations et téléchargez les films au moins 48 heures avant le congrès.
Testez chaque film dans la salle prévue avec le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles et les adaptateurs utilisés le jour J. Un second test 24 heures avant limite les mauvaises surprises.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Transmettez le nombre final au traiteur 3 à 5 jours avant l’événement.
Préparez les badges et la liste de présence la veille, puis installez la table d’inscription au moins 45 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez des câbles, multiprises et rallonges accessibles, pas dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès du film ?: Commencez au moins 4 à 6 mois avant la date prévue. La sélection des films, les droits de diffusion, la disponibilité des intervenants et la réservation du lieu peuvent prendre plusieurs semaines.
Quand vérifier les droits de diffusion des films ?: Vérifiez-les dès que la sélection est faite, idéalement 8 à 12 semaines avant le congrès. N’annoncez pas un film dans le programme tant que l’autorisation n’est pas confirmée.
Combien de temps avant tester la projection ?: Faites un premier test complet 48 heures avant, puis un contrôle rapide le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture. Testez l’image, le son, les fichiers, les câbles et les adaptateurs réellement utilisés.
Quand envoyer les confirmations aux intervenants ?: Envoyez une confirmation définitive 7 à 10 jours avant le congrès, avec l’horaire, la durée, les besoins techniques et les informations d’accès. Demandez les présentations finales au plus tard 48 heures avant.

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