Filmkongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Filmkongress braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Veranstaltungsort, Raumaufteilung und Programm bilden die Grundlage. Danach folgen Filmrechte, Referenten, Anmeldung und technische Anforderungen. In den letzten Tagen prüfst du die Filme auf dem tatsächlichen Abspielgerät, sammelst Präsentationen und bereitest Badges sowie Anwesenheitsliste vor. Diese Checkliste hilft dir, die 84 Planungsschritte in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten und typische Verzögerungen bei Technik, Catering und Unterlagen zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Kongressdatum festlegen
2 Personen
Location bestätigen
2 Personen
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Filme auswählen
3 Personen
Referenten ansprechen
2 Personen
Filmrechte prüfen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Sprecherinformationen sammeln
Programm veröffentlichen
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Getränke bestellen
Ausrüstung reservieren
2 Personen
Badges vorbereiten
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Sprecherbestätigung versenden
Präsentationen sammeln
2 Personen
Filme herunterladen
2 Personen
Filme technisch testen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Wegbeschreibung versenden
Namenskarten sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering entgegennehmen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Badges bereitlegen
2 Personen
Projektor anschließen
2 Personen
Bildschirm aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Filme bereitlegen
2 Personen
Licht einstellen
2 Personen
Podiumstisch herrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Eingang beschildern
2 Personen
Registrierungsteam einweisen
2 Personen

Event

Referenten empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
4 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Willkommenskaffee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Redner ankündigen
Projektion bedienen
2 Personen
Mikrofone verwalten
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
Schlusswort moderieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geräte abkoppeln
2 Personen
Filme und Präsentationen archivieren
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Lieferantenrechnungen prüfen
Dankesnachricht versenden
Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungstischAnz. 2
Podiumstisch
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 110
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
USB-SticksAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2
GewebeklebebandAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
TischdeckenAnz. 14
ProgrammhefteAnz. 120
A4 Wegweiser-SchilderAnz. 12
StifteAnz. 120
NotizblöckeAnz. 120
NamenskartenständerAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
BuffetschalenAnz. 12
WarmhalteschalenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Location zuerst fest und bestätige die Raumaufteilung, bevor du Einladungen verschickst. Plane Registrierung, Podium, Projektionsfläche und Sitzplätze als getrennte Bereiche ein.
Kläre Filmrechte und technische Anforderungen, bevor du das Programm veröffentlichst. Lade jeden Film spätestens 3 bis 5 Tage vorher herunter und teste Bild, Ton und Untertitel mit dem vorgesehenen Laptop und Projektor.
Fordere von Referenten zusammen mit der Zusage auch Kurzbiografie, Vortragstitel und Präsentation an. Setze für fehlende Unterlagen eine feste Frist, idealerweise 7 Tage vor dem Kongress.
Erfasse Ernährungswünsche direkt im Anmeldeformular und übermittle die endgültige Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung an das Catering. Bestelle Getränke nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldung.
Bereite Badges, Anwesenheitsliste und Sprecherbestätigungen spätestens am Vortag vor. Prüfe außerdem HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel, Funkmikrofone und Präsentationsklicker vor dem Einlass und befestige lose Kabel mit Gewebeklebeband oder Kabelbindern.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Filmkongress planen?: Beginne mindestens 3 bis 6 Monate vor dem Termin mit Datum, Location und Programmrahmen. Filmrechte, Referenten und Catering brauchen oft mehrere Wochen Vorlauf.
Wann sollte man die Filme für einen Filmkongress testen?: Teste alle Filme spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Kongress auf dem tatsächlichen Laptop, Projektor und Soundsystem. Öffne zusätzlich am Veranstaltungstag jeden Film kurz vor dem Einlass.
Wie lange vor dem Filmkongress sollte man die Einladungen verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und öffne die Anmeldung direkt mit. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vor dem Termin hilft, die Teilnehmerzahl rechtzeitig für das Catering zu klären.
Was muss am Tag vor einem Filmkongress fertig sein?: Am Vortag sollten Badges, Anwesenheitsliste, Drehbuch und Sprecherunterlagen bereitliegen. Baue die Technik möglichst einmal vollständig auf und plane mindestens 60 Minuten für einen gemeinsamen Bild- und Tontest ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.