Checklist para organizar un congreso de cine sin olvidos

Organizar un congreso de cine exige coordinar películas, ponentes, público y equipos técnicos en un mismo calendario. Empieza por fijar la fecha y el lugar; después cierra el programa, las proyecciones y las inscripciones. Los derechos de exhibición, las presentaciones de los ponentes y las pruebas técnicas suelen llegar tarde si no tienen una fecha límite propia. Esta checklist reúne 84 tareas y 54 materiales para avanzar por orden y llegar al día del congreso con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del congreso
2 personas
Confirmar el lugar
2 personas
Definir la distribución de la sala
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Seleccionar películas
3 personas
Contactar con los ponentes
2 personas
Comprobar los derechos de proyección
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los ponentes
Publicar el programa
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Pedir bebidas
Reservar equipo
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Enviar confirmación a los ponentes
Recopilar las presentaciones
2 personas
Descargar películas
2 personas
Probar técnicamente las películas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Enviar indicaciones
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir el catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Montar la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Preparar las películas
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Montar la mesa del escenario
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Servir café de bienvenida
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Manejar la proyección
2 personas
Gestionar micrófonos
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Montar el aperitivo de networking
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Guiar el discurso de clausura
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Archivar películas y presentaciones
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registrocant. 2
Mesa del escenario
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 120
Tazas de cafécant. 110
Cucharillas de cafécant. 110
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Memorias USBcant. 4
Clic de presentacióncant. 2
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100

Decoración

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Manteles individualescant. 14
Folletos del programacant. 120
Paneles de señalización A4cant. 12
Bolígrafoscant. 120
Bloc de notascant. 120
Soportes para tarjetas de nombrecant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de buffetcant. 12
Bandejas térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa. Reserva al menos 3 semanas para confirmar permisos, descargar las películas y resolver formatos incompatibles.
Pide a cada ponente su presentación y sus requisitos técnicos con una fecha límite de 7 días antes del congreso. Guarda los archivos en un portátil y en una memoria USB.
Haz una prueba completa de cada película al menos 48 horas antes: imagen, sonido, subtítulos, cables HDMI, adaptadores, proyector y pantalla deben probarse en la sala real.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas al registrarse. Confirma el número definitivo con el servicio de catering entre 3 y 5 días antes.
Prepara las acreditaciones y la lista de asistencia el día anterior. Coloca la mesa de registro, los micrófonos, los altavoces y los cables antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de cine?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y los ponentes, tramitar los derechos de proyección, abrir las inscripciones y reservar catering y equipo.
¿Cuándo hay que comprobar los derechos de proyección de las películas?: Compruébalos antes de cerrar y publicar el programa, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. No anuncies una película hasta tener confirmadas por escrito las condiciones de exhibición.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica de las películas?: Haz una prueba en la sala real al menos 48 horas antes del congreso. Comprueba cada archivo con el proyector, la pantalla, el portátil, los adaptadores, el sonido y los subtítulos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y el catering?: Cierra el recuento de asistentes entre 3 y 5 días antes y comunica entonces las preferencias dietéticas al catering. Imprime la lista de asistencia y prepara las acreditaciones el día anterior.

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