Wat heb je nodig voor een filmconferentie?

Voor een filmconferentie heb je meer nodig dan een projector en een scherm. Je regelt ook aparte techniek voor presentaties en filmgeluid, plus registratie, bewegwijzering en catering. Controleer vooraf hoeveel zalen tegelijk worden gebruikt, want elke zaal kan een eigen laptop, projector, scherm en audiopakket nodig hebben. Neem voor de techniek reservekabels, HDMI-adapters en stekkerdozen mee. Voor koffie, lunch en pauzes stem je het aantal kopjes, glazen en borden af op het definitieve aantal deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratiebalieaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audio-mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Powerbanksaantal 4
USB-sticksaantal 6
Afstandsbedieningenaantal 2
Laserpointeraantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 160
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Serveerplateausaantal 10

Decoratie

Programmapostersaantal 8
Richtingsbordenaantal 10
Naamkaarthoudersaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Filmklapbordenaantal 3
Fotowand
Decoratieve filmrollenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroen - 12 stuks
- Mineraalwater plat - 10 flessen
- Mineraalwater bruisend - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Ginger ale - 3 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 5 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 5 flessen
- Alcoholvrije wijn - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 kilo
- Hummus - 2 kilo
- Roomkaas - 1,5 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1,5 kilo
- Hartige wraps - 120 stuks
- Volkorenbrood - 10 broden
- Witte pistolets - 100 stuks
- Mini croissants - 100 stuks
- Boter - 1 kilo
- Jam - 3 potten
- Pindakaas - 2 potten
- Kalkoenfilet - 1,5 kilo
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Komkommers - 2 kilo
- Rucola - 1 kilo
- Gemengde sla - 2 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Rode uien - 1 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Mandarijnen - 80 stuks
- Kersen- en tomaatmix - 3 kilo
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Rijstwafels - 5 pakken
- Notenmix - 3 kilo
- Popcorn - 4 kilo
- Koekjes - 8 pakken
- Brownies - 100 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 3 potten
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Knoflookpoeder - 1 pot
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan wraps - 20 stuks
- Vegan kaas - 500 gram
- Vegan beleg - 1 kilo
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Allergenenlabels - 1 pak
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 200 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Cocktailprikkers - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Vuilniszakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Handdesinfectie - 4 flacons

Tips

Maak per zaal een aparte techniekset met projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en luidsprekers. Test elke film en presentatie uiterlijk 24 uur vooraf op het apparaat waarmee je gaat vertonen.
Neem minstens 2 HDMI-adapters en enkele extra HDMI-kabels mee naast de geplande aansluitingen. Verschillende laptops van sprekers gebruiken niet altijd dezelfde poort.
Leg per zaal minimaal 2 stekkerdozen en voldoende verlengkabels klaar; werk kabels die door looproutes lopen direct weg met kabelgoten om struikelen te voorkomen.
Richt de registratiebalie in met naamkaartjes, programmafolders, aanwezigenlijst en enkele USB-sticks met de gecontroleerde presentaties. Leg dit de avond ervoor klaar, zodat de ontvangst niet afhankelijk is van printwerk op de ochtend zelf.
Tel servies op basis van het piekmoment, niet alleen op basis van het dagtotaal. Voor een lunchpauze heb je per deelnemer minstens 1 bord, 1 dessertbordje, 1 drinkglas en een koffiekopje nodig; plan extra exemplaren voor sprekers en vrijwilligers.

Veelgestelde vragen

Welke techniek heb ik nodig voor een filmconferentie?: Per gebruikte zaal heb je minimaal een projector, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en passende HDMI-adapters nodig. Voor presentaties en filmvertoningen voeg je microfoons, microfoonstatieven, een audio-mengpaneel en luidsprekers toe. Test alles uiterlijk 24 uur vooraf.
Hoeveel HDMI-kabels en adapters moet ik meenemen?: Neem per zaal minstens 2 HDMI-kabels en 2 adapters mee, plus 1 extra kabel en adapter als reserve. Daarmee kun je een defecte kabel of een laptop met een andere aansluiting opvangen zonder de sessie stil te leggen.
Hoeveel servies heb ik nodig per bezoeker?: Reken voor de dag op minimaal 1 koffiekopje, 1 drinkglas, 1 bord en 1 dessertbordje per deelnemer. Voor een drukke pauze of lunch neem je 10 tot 15 procent extra mee, vooral als afwas tussendoor niet mogelijk is.
Wanneer moet ik de presentaties en films technisch controleren?: Controleer alle presentaties en filmformaten uiterlijk 24 uur voor de conferentie. Zet daarnaast een kopie op minimaal 2 USB-sticks en test de bestanden in de zaal waarin ze worden vertoond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.