Qué necesitas para organizar una conferencia de cine

Una conferencia de cine necesita más que películas y una sala. Esta lista reúne el material para recibir asistentes, presentar ponencias, proyectar vídeos y mantener funcionando las pausas de café. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y deja margen para sustituciones: los adaptadores, los cables y las copias de seguridad suelen quedarse fuera del pedido. También conviene separar lo que se alquila de lo que debes llevar el día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mostrador de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Taburetescant. 6
Perchero

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátilcant. 3
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas de audio
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 6
Mandos a distanciacant. 2
Puntero lásercant. 2

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas para servircant. 10

Decoración

Pósteres del programacant. 8
Señales direccionalescant. 10
Portatarjetas de nombrecant. 8
Mantelescant. 10
Claquetas de cinecant. 3
Photowall
Rollos de película decorativacant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregaderoscant. 3
Esponjascant. 8
Cepillos para fregarcant. 4
Paños de microfibracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 10 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Ginger ale - 3 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 5 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 5 botellas
- Vino sin alcohol - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1,5 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 1,5 kilo
- Wraps salados - 120 unidades
- Pan integral - 10 panes
- Panecillos blancos - 100 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Filete de pavo - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Pepinos - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 2 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Cebollas rojas - 1 kilo
- Zanahorias - 2 kilos
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 80 unidades
- Mezcla de cerezas y tomates cherry - 3 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Palitos salados - 6 bolsas
- Tortitas de arroz - 5 paquetes
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Palomitas - 4 kilo
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 100 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 3 tarros
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo en polvo - 1 bote
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Wraps veganos - 20 unidades
- Queso vegano - 500 gramos
- Coberturas veganas - 1 kilo
- Galletas sin gluten - 3 paquetes
- Etiquetas de alérgenos - 1 paquete
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 flacons

Consejos

Prepara un puesto de registro con una mesa, sillas y un mostrador, y lleva las tarjetas de nombre y los folletos del programa ordenados por alfabeto. Calcula al menos un bolígrafo por cada 25 asistentes y guarda un 10 % de tarjetas en blanco.
Para cada sala de proyección, comprueba que haya un proyector, una pantalla, un portátil y al menos dos cables HDMI compatibles. Añade un adaptador por cada tipo de conexión que utilicen los ponentes y guarda una copia de cada presentación en dos memorias USB.
El audio requiere más que un micrófono: prepara soportes, mesa de mezclas, altavoces y cables alargadores. Lleva una regleta adicional por sala y cubre los cables que atraviesen zonas de paso con canaletas.
Pide la vajilla según el servicio previsto, no solo según el aforo. Para una pausa de café, calcula dos tazas y dos vasos por persona si no habrá lavado inmediato, además de platos y platos de postre para cada asistente.
Reserva el mobiliario y la técnica como muy tarde 2 semanas antes, y haz una prueba completa 1 día antes. Comprueba especialmente los formatos de vídeo, el audio de cada sala, los mandos a distancia y el puntero láser.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material de proyección necesito para una conferencia de cine?: Calcula un proyector y una pantalla por sala de proyección, además de un portátil por sala. Lleva al menos dos cables HDMI, un adaptador de cada conexión necesaria y dos memorias USB con las presentaciones por sala.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una conferencia de cine?: Para una mesa de ponentes, calcula un micrófono por persona y uno adicional para preguntas del público. Si habrá moderador, añade otro micrófono para evitar compartirlo durante la sesión.
¿Cuánta vajilla debo comprar para una conferencia?: Para una pausa de café sin lavado entre servicios, calcula 2 tazas y 2 vasos por asistente. Añade 1 plato y 1 plato de postre por persona, más un margen del 10 % para roturas y reposiciones.
¿Cuándo debo pedir el material para una conferencia de cine?: Cierra el pedido de mobiliario, técnica y vajilla al menos 2 semanas antes. Guarda las presentaciones y prueba todos los vídeos, cables y adaptadores 1 día antes del inicio.

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