Was du für eine Filmkonferenz brauchst

Für eine Filmkonferenz brauchst du mehr als Projektor und Leinwand. Plane Technik für Filmvorführungen und Vorträge, Sitzplätze für das Publikum, einen klaren Empfang sowie Geschirr für die Verpflegung ein. Rechne bei Kabeln und Adaptern mit Reserve, weil unterschiedliche Laptops und Räume schnell zusätzliche Anschlüsse erfordern. Drucke Namensschilder, Programmhefte und Sprecherinformationen rechtzeitig, damit am Veranstaltungstag nichts am Empfang fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 14
RegistrierungsthekeAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
Rednertisch
HockerAnz. 6
Kleiderständer

Ausstattung

ProjektorAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
LaptopAnz. 3
HDMI-KabelAnz. 4
HDMI-AdapterAnz. 4
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
Audiomischpult
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
PowerbanksAnz. 4
USB-SticksAnz. 6
FernbedienungenAnz. 2
LaserpointerAnz. 2

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
StehlampenAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 160
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierplattenAnz. 10

Dekoration

Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
Film-KlappenAnz. 3
Fotowand
Dekorative FilmrollenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitrone - 12 Stück
- Stilles Mineralwasser - 10 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Ginger Ale - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 5 Kästen
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 5 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1,5 Kilo
- Junger Käse - 2 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Herzhafte Wraps - 120 Stück
- Vollkornbrot - 10 Brote
- Weiße Brötchen - 100 Stück
- Mini-Croissants - 100 Stück
- Butter - 1 Kilo
- Marmelade - 3 Gläser
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Putenbrustfilet - 1,5 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Tomaten - 3 Kilo
- Gurken - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 2 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rote Zwiebeln - 1 Kilo
- Karotten - 2 Kilo
- Äpfel - 100 Stück
- Bananen - 80 Stück
- Trauben - 8 kilo
- Mandarinen - 80 Stück
- Kirschen- und Tomatenmix - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Reiswaffeln - 5 Packungen
- Nussmix - 3 Kilo
- Popcorn - 4 Kilo
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 3 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Italienische Kräuter - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Glutenfreie Brötchen - 12 Stück
- Vegane Wraps - 20 Stück
- Vegankäse - 500 gram
- Vegane Aufstriche - 1 Kilo
- Glutenfreie Kekse - 3 Packungen
- Allergenetiketten - 1 Packung
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 200 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Cocktailspieße - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Handdesinfektion - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro Sitzplatz einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen sind das 105 bis 110 Stühle, damit beschädigte oder kurzfristig benötigte Plätze kein Problem werden.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter spätestens 48 Stunden vor Beginn gemeinsam. Lege außerdem einen zweiten HDMI-Adapter und ein Ersatzkabel bereit, statt erst beim Einlass nach kompatibler Technik zu suchen.
Rechne für Vortrag und Fragerunde mindestens ein Mikrofon pro aktivem Sprecher und ein zusätzliches Saalmikrofon ein. Bei drei Referenten sind daher vier Mikrofone sinnvoll; Mikrofonständer und Mischpult müssen zum Anschlussstandard passen.
Plane am Empfang mindestens 1 Registrierungstheke, Namensschilder und eine Anwesenheitsliste ein. Sortiere die Namensschilder alphabetisch und lege 10 bis 15 leere Exemplare für Nachmeldungen oder Schreibfehler zurück.
Bestelle Geschirr nach dem tatsächlichen Ablauf: Für eine Kaffeepause brauchst du pro erwarteter Person mindestens 1 Tasse und 1 Trinkglas, bei Speisen zusätzlich 1 Teller. Bei 80 Gästen solltest du also mindestens 80 Tassen, 80 Gläser und 80 Teller einplanen, bei längeren Pausen mit Reserve.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Filmkonferenz?: Zur Grundausstattung gehören Projektor, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter. Ergänze je nach Raum Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Kabelkanäle sowie Stühle, Registrierungstheke und Geschirr.
Wie viele Stühle brauche ich für eine Filmkonferenz?: Plane für jede angemeldete Person einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 120 erwarteten Gästen brauchst du also etwa 126 bis 132 Stühle.
Wie viele Mikrofone braucht eine Filmkonferenz?: Rechne mit einem Mikrofon pro gleichzeitig sprechendem Referenten und einem zusätzlichen Mikrofon für Fragen aus dem Publikum. Für drei Referenten sind 4 Mikrofone eine praktikable Planung.
Wann muss ich die Technik für eine Filmkonferenz prüfen?: Prüfe Filmformate, Präsentationen und alle Anschlüsse spätestens 48 Stunden vor Beginn. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch, bevor die Gäste eintreffen.

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