Filmconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot uitvoering

Een filmconcert combineert filmprojectie, live muziek en publieksontvangst, waardoor techniek en planning strak op elkaar moeten aansluiten. Begin met de film- en muziekrechten en leg daarna de locatie, filmversie, ondertiteling, musici en technici vast. Controleer ruim voor de uitvoering de technische rider en test film, back-up, geluid en licht afzonderlijk én samen. Op de dag zelf draait veel om uitlijnen, aansluiten, stemmen en een duidelijke publieksbegeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film- en muziekrechten controleren
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Filmversie en ondertiteling kiezen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Musici en technici vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route publiceren
Technische rider controleren
2 personen
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
Noodcontacten en plattegrond printen
Film en back-up controleren
2 personen
Instrumenten en apparatuur klaarzetten
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Filmruimte vrijmaken
4 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Podium en lessenaars opbouwen
4 personen
Projectiescherm plaatsen
3 personen
Projector uitlijnen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumenten stemmen
4 personen
Lichtplan instellen
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
5 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
Briefing met alle medewerkers
8 personen

Event

Deuren en ontvangst openen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Filmconcert uitvoeren
8 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Film en muziek afsluiten
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Techniek afbouwen
4 personen
Buffet en keuken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Bezoekersberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Lessenaarsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Mediaplayer
Back-up laptop
Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 6
Hoofdtelefoonsaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Videokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
LED-noodlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Naambadgesaantal 120
Programmafoldersaantal 130
Pijlbordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel film- en muziekrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook welke filmversie en ondertiteling je daadwerkelijk mag vertonen, zodat je niet op het laatste moment een andere kopie moet zoeken.
Plan een volledige technische test vóór de deuren opengaan. Controleer projector, projectiescherm, mediaplayer, back-up laptop, mengtafel, luidsprekers en alle video- en audiokabels in de uiteindelijke zaalopstelling.
Maak de zaalindeling op basis van drie aparte werkgebieden: publiek, podium en projectie. Houd kabels uit looproutes met kabelgoten en kabelbinders en controleer vóór ontvangst van bezoekers of nooduitgangen zichtbaar blijven.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de registratie daarna op een vast moment. Maak vervolgens bezoekerslijst, badges, noodcontacten en plattegrond, zodat begeleiders niet tijdens de inloop nog informatie hoeven te zoeken.
Laat musici en technici vóór het programma arriveren voor opbouw, stemmen en lichtinstelling. Leg waterglazen klaar, instrueer publieksbegeleiders en houd film en back-up op twee gecontroleerde afspeelopties beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmconcert organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met rechten, locatie, filmversie, musici en technici. Verstuur uitnodigingen pas nadat de belangrijkste inhoud en techniek zijn bevestigd.
Welke techniek heb ik nodig voor een filmconcert?: Reken minstens op een projector, projectiescherm, mediaplayer en back-up laptop, plus mengtafel, luidsprekers, microfoons en passende kabels. Plan ten minste 2 uur vóór aanvang voor aansluiten, uitlijnen, soundcheck en lichtinstelling.
Wanneer test ik de film en de back-up?: Test film en back-up uiterlijk 24 uur vóór het filmconcert en nogmaals tijdens de technische repetitie. Controleer beeld, ondertiteling, audio en de startpositie van de film.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een filmconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor zaal vrijmaken, podium en lessenaars opbouwen, scherm plaatsen, projector uitlijnen, geluid aansluiten en instrumenten stemmen. Voeg extra tijd toe als de zaalindeling of bekabeling nog niet eerder is getest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.