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Filmkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Filmkonzert verbindet Projektion, Live-Musik und Bühnenbetrieb – deshalb müssen Bild und Ton gleichzeitig zuverlässig funktionieren. Plane zuerst Rechte, Filmfassung, Raum und Programm, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technikprüfung und klare Zuständigkeiten. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Aufbau, Ausrichtung des Projektors, Soundcheck, Instrumente und Licht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Film- und Musikrechte prüfen

    2 Personen

  • Ort und Raumaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Filmversion und Untertitel auswählen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Musiker und Techniker buchen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Route veröffentlichen

  • Technischen Rider prüfen

    2 Personen

  • Publikumsbetreuer instruieren

    2 Personen

  • Besucherliste und Badges erstellen

    2 Personen

  • Notfallkontakte und Lageplan ausdrucken

  • Film und Backup prüfen

    2 Personen

  • Instrumente und Geräte bereitstellen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Filmraum freiräumen

    4 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Bühne und Rednerpulte aufbauen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    3 Personen

  • Projektor ausrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Instrumente stimmen

    4 Personen

  • Lichtplan einstellen

    2 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Briefing mit allen Mitarbeitern

    8 Personen

Event

  • Türen und Empfang öffnen

    4 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Besucher zu den Plätzen begleiten

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Filmkonzert durchführen

    8 Personen

  • Pause betreuen

    4 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil aufführen

    8 Personen

  • Publikumsfragen betreuen

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Film und Musik abschließen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    4 Personen

  • Technik abbauen

    4 Personen

  • Buffet und Küche aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Besuchernachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 12
  • BistrotischeAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 12
  • PulteAnz. 10
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Mediaplayer
  • Ersatz-Laptop
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 6
  • KopfhörerAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 20
  • VideokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 8
  • LED-NotlampenAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 130
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 130
  • BestecksetsAnz. 130
  • ServierbretterAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 120
  • ProgrammhefteAnz. 130
  • WegweiserAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • GummihandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Film- und Musikrechte, bevor du Termin und Einladungen festlegst. Prüfe außerdem, ob die ausgewählte Filmversion Untertitel benötigt und mit deinem Mediaplayer abgespielt werden kann.
  • Plane für den technischen Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Projektionsleinwand, Projektor, Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Kabel müssen vor dem Einlass getestet werden – nicht erst während des Soundchecks.
  • Halte einen Ersatz-Laptop und eine geprüfte Filmkopie bereit. Teste Film und Backup vollständig, einschließlich Ton, Untertiteln und Startpunkt, spätestens am Vortag.
  • Erstelle die Besucherliste und Badges spätestens 24 Stunden vor Beginn. Drucke zusätzlich Notfallkontakte und einen Lageplan aus, damit Publikumsbetreuer auch ohne Internet schnell handeln können.
  • Lass zwischen Soundcheck und Einlass mindestens 30 Minuten Puffer. In dieser Zeit kannst du Instrumente stimmen, Lichtplan und Notlampen prüfen und Kabel in Kabelkanälen sichern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Rechten, Raum, Filmfassung und Musikprogramm. Musiker, Techniker und Reservierungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Filmkonzert?
Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Bühne, Leinwand, Projektor, Musikanlage, Instrumente und Licht ein. Für den Soundcheck und einen vollständigen Filmlauf kommen mindestens 60 Minuten hinzu.
Wann sollte man Einladungen für ein Filmkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher, damit Besucherliste, Badges und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Was muss man bei der Technik eines Filmkonzerts testen?
Teste spätestens am Vortag den Film mit Backup, Projektor, Mediaplayer, Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonen und allen Video- und Audiokabeln. Am Veranstaltungstag wiederholst du den Test nach dem Aufbau und prüfst zusätzlich Untertitel, Licht und Bühnenmonitore.

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