Checklist pour organiser un concert de film

Un concert de film combine une projection et une prestation musicale : chaque partie doit être testée séparément, puis ensemble. Commencez par vérifier les droits du film et de la musique, choisir la version et les sous-titres, puis réserver la salle, les musiciens et les techniciens. La dernière semaine, confirmez les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme transmis au public. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer l’écran, aligner le projecteur, régler le son et accorder les instruments.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les droits de film et de musique
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Faire les réservations
Choisir la version du film et les sous-titres
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Réserver les musiciens et les techniciens
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier le programme et l’itinéraire
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
Imprimer les contacts d’urgence et le plan
Vérifier le film et la sauvegarde
2 personnes
Préparer les instruments et le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Libérer la salle de projection
4 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la scène et les pupitres
4 personnes
Installer l’écran de projection
3 personnes
Aligner le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Accorder les instruments
4 personnes
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les programmes
Briefing avec tout le personnel
8 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Organiser le film-concert
8 personnes
Encadrer la pause
4 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Clore le film et la musique
3 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter la technique
4 personnes
Ranger le buffet et la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer des messages aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 12
Tables bistrotqté 8
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 10
Tables de logeqté 2
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Lecteur multimédia
Ordinateur portable de secours
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 6
Casques audioqté 4
Câbles audioqté 20
Câbles vidéoqté 8
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes de secours LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Planches de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Affiches de filmqté 6
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Panneaux de directionqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez les droits de diffusion et d’exécution au moins 6 à 8 semaines avant la date. Gardez une confirmation écrite et précisez la version du film ainsi que les sous-titres autorisés.
Faites un essai technique complet 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Testez le film, sa sauvegarde, le projecteur, les câbles vidéo, la sonorisation et l’ordinateur portable de secours.
Réservez un temps distinct pour la scène et la projection : comptez généralement 90 minutes pour monter les éléments de podium et les pupitres, puis au moins 45 minutes pour l’alignement du projecteur et les réglages d’image.
Préparez les informations d’accueil avant le jour J : liste des participants, badges, contacts d’urgence, plan de salle et consignes pour les accompagnateurs du public. Imprimez au moins 2 exemplaires du plan et des contacts.
Ne laissez pas les câbles et l’éclairage pour la dernière minute. Installez les rallonges, multiprises, goulottes et serre-câbles avant la balance, puis vérifiez que les lampes de secours LED restent accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert de film ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de régler les droits, réserver les musiciens et techniciens, confirmer la salle, choisir la version du film et envoyer les invitations.
Quand faut-il tester la projection et le son ?: Faites un test complet le jour même, au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture des portes. Lancez le film depuis le support prévu, testez la sauvegarde et vérifiez le son avec les musiciens présents.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Comptez environ 3 heures pour une installation complète : 90 minutes pour la scène et les pupitres, puis 45 à 60 minutes pour l’écran, le projecteur, le son et l’éclairage. Ajoutez du temps si la salle doit d’abord être libérée.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez le programme, l’itinéraire et les horaires 5 à 7 jours avant le concert. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez la liste finale à l’équipe d’accueil la veille.

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