Checklist para organizar un concierto de cine sin imprevistos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra los derechos de la película y de la música antes de publicar las invitaciones. Confirma por escrito qué versión se proyectará, en qué idioma estarán los subtítulos y durante cuántas funciones será válida la autorización.
• Haz una prueba técnica completa antes del día del concierto: reproduce la película desde el reproductor multimedia y desde el portátil de respaldo, alinea el proyector y comprueba que imagen y música comienzan en el mismo punto.
• Prepara el plano de la sala con antelación y deja libres los recorridos entre público, escenario y zonas técnicas. Los guías deben saber dónde están las salidas, los contactos de emergencia y las entradas de músicos y técnicos.
• No esperes al montaje para revisar la rider técnica. Cuenta las entradas de la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI, los monitores, los cables de audio y vídeo, las regletas y los alargadores, y etiqueta cada conexión.
• Programa la llegada por bloques: primero escenario, pantalla y cableado; después sonido y luces; al final instrumentos, afinación y bienvenida del público. Deja al menos 60 minutos entre la última prueba y la apertura para corregir fallos sin espectadores presentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de cine?

Empieza como mínimo 8 semanas antes si necesitas gestionar derechos, reservar la sala y contratar músicos y técnicos. Deja la última semana para confirmar asistentes, dietas, programa, contactos y necesidades técnicas.

¿Cuándo se debe probar la película y el proyector?

Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela el mismo día del evento. Comprueba la película principal, los subtítulos, el reproductor multimedia, el portátil de respaldo, el sonido y la alineación del proyector.

¿Cuántos técnicos hacen falta para un concierto de cine?

Como mínimo, asigna una persona responsable de la proyección y otra del sonido; añade apoyo para luces y cambios si el programa es complejo. Define sus funciones por escrito antes del montaje y dales la rider técnica con al menos 7 días de antelación.

¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y las dietas?

Cierra las confirmaciones y las dietas entre 5 y 7 días antes. Imprime después la lista de visitantes, las acreditaciones, los contactos de emergencia y el plano para tenerlos disponibles durante el acceso.