Filmbeurs organiseren: checklist en planning

Een filmbeurs draait op een strakke voorbereiding van standhouders, bezoekers en zaalindeling. Leg eerst locatie, datum en tijden vast en werk daarna naar inschrijvingen, promotie en catering toe. In de laatste week verschuift de aandacht naar plattegrond, naamkaartjes, polsbandjes, apparatuur en de entree. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat standhouders weten waar ze staan en bezoekers zonder oponthoud binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
Standhouders werven
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Bezoekersregistratie openen
Promotie online plaatsen
Promotieposters verspreiden
2 personen
Standhouders bevestigen
Standhoudergegevens verwerken
Standplaatsen indelen
2 personen
Plattegrond maken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Toegangstarieven bepalen
Entreeformulieren voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Standhouders informeren
Vrijwilligers inplannen
Bezoekerslijst afdrukken
Routebeschrijving afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Promotiemateriaal bundelen
2 personen
Voorraad boodschappen controleren
Boodschappen doen
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
2 personen
Standtafels klaarzetten
4 personen
Displays en rekken opstellen
4 personen
Prijskaartjes verdelen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers inchecken
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
Entreebalie bemannen
2 personen
Contante betalingen verwerken
Rustige bezoekersstroom bewaken
2 personen
Standhouders informeren over sluiting
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkoopbalans opmaken
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Kassa veilig opbergen
2 personen
Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekersberichten beantwoorden
Standhouders bedankbericht sturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Entreebalie
Kledingrekkenaantal 8
Displayrekkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Labelprinters
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
USB-ladersaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Bureaulampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4

Decoratie

Filmbeursbannersaantal 4
Postersaantal 30
Tafelkledenaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Plakgumaantal 8
Kabelbindersaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Catering

Bezoekerspolsbandjesaantal 150
Naamkaartjesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Programmafoldersaantal 150
Entreeticketsaantal 150
Prijskaartjesaantal 500
Papiertassenaantal 150
Kassabakjesaantal 2
Geldkist
Kleingeldbakjesaantal 2
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Notitieblokkenaantal 10
Kleefbriefjesaantal 20
Clipboardsaantal 8
Printpapieraantal 500
Enveloppenaantal 100
Beurstassenaantal 150
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 20
Handdesinfectieaantal 6

Tips

Open de aanmeldingen voor standhouders zodra locatie en tijden vaststaan. Vraag direct om bedrijfsnaam, contactgegevens, tafelbehoefte en dieetwensen; verwerk die gegevens uiterlijk één week vóór de beurs in de indeling.
Maak de plattegrond niet pas op de opbouwdag. Plan tafels, displayrekken, kledingrekken en looproutes vooraf en houd ruimte vrij bij de entreebalie, catering en eventuele kabels.
Controleer de techniek per stand en per registratiepunt. Tel pinapparaten, laptops en tablets, test labelprinters en leg per tafel een verlengsnoer, stekkerdoos en USB-lader klaar waar dat nodig is.
Plan de entree in twee stappen: registreer bezoekers op een laptop of tablet en geef daarna een polsbandje of entreebewijs. Print de bezoekerslijst en routebeschrijving de dag ervoor, niet op het laatste moment.
Bundel promotiemateriaal, pijlborden en bevestigingsmateriaal per zone. Neem naast plakgum en kabelbinders ook extra LED- of bureaulampen mee, omdat donkere tafels en slecht zichtbare bewegwijzering vaak pas bij de opbouw opvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en tijden. Geef standhouders daarna enkele weken om zich aan te melden en sluit de definitieve indeling ongeveer 7 dagen vóór de beurs.
Wanneer moet ik standhouders voor een filmbeurs bevestigen?: Bevestig standhouders zodra hun gegevens en betaling of deelnameafspraak compleet zijn, bij voorkeur uiterlijk 2 weken vooraf. Stuur de definitieve standplaats, opbouwtijd en praktische informatie nogmaals 3 tot 5 dagen vóór de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een filmbeurs?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, verlichting, banners, plattegrond en entree. Plan vrijwilligers in blokken van 2 uur en laat standhouders eerder komen als zij veel materiaal moeten uitpakken.
Wanneer regel ik catering voor een filmbeurs?: Vraag dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf op en reserveer de catering daarna definitief. Controleer 3 tot 5 dagen vóór de beurs de aantallen, servies, koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.