Checklist pour organiser une bourse du film

Une bourse du film demande une préparation précise, car exposants, visiteurs et matériel doivent être coordonnés au même moment. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et recruter les exposants, puis ouvrez les inscriptions et préparez l’accueil. Les détails souvent oubliés sont le plan des emplacements, les badges, les besoins alimentaires, les moyens de paiement et les rallonges. Cette checklist vous permet de suivre les 73 tâches et de rassembler les 66 fournitures dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Recruter des exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
Confirmer les exposants
Traiter les données des exposants
Répartir les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Définir les tarifs d'entrée
Préparer les formulaires d’entrée
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Informer les exposants
Planifier les bénévoles
Imprimer la liste des visiteurs
Imprimer l’itinéraire
Trier les bracelets
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les stocks de courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Guider les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Installer les présentoirs et les étagères
4 personnes
Distribuer les étiquettes de prix
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Traiter les paiements en espèces
Surveiller un flux de visiteurs fluide
2 personnes
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Établir le bilan des ventes
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Ranger la caisse en lieu sûr
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux messages des visiteurs
Envoyer un message de remerciement aux exposants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Bureau d’accueil
Portants à vêtementsqté 8
Présentoirsqté 12
Glacièresqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Imprimantes d’étiquettes
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 10
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Bannières de la foire du filmqté 4
Affichesqté 30
Nappesqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Colle repositionnableqté 8
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8
Bacs de stockageqté 12
Thermosqté 6

Catering

Bracelets visiteursqté 150
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Brochures du programmeqté 150
Billets d’entréeqté 150
Étiquettes de prixqté 500
Sacs en papierqté 150
Bacs de caisseqté 2
Caisse
Bacs à monnaieqté 2
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Blocs-notesqté 10
Post-itqté 20
Presse-papiersqté 8
Papier d’impressionqté 500
Enveloppesqté 100
Sacs de salonqté 150
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 6

Conseils

Bloquez le lieu et les horaires plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions : les exposants doivent connaître la durée d’installation, les dimensions des tables et les conditions d’accès.
Ne confirmez pas les emplacements avant d’avoir traité les inscriptions et les besoins particuliers des exposants. Gardez une version imprimée du plan pour l’accueil et une copie numérique sur un ordinateur portable.
Préparez les badges, bracelets, formulaires d’entrée et liste des visiteurs au moins 2 jours avant l’événement. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour corriger les inscriptions de dernière minute.
Testez les terminaux de paiement, imprimantes d’étiquettes, ordinateurs et tablettes avant l’ouverture. Prévoyez des rallonges, multiprises, chargeurs USB et serre-câbles pour éviter les câbles qui traversent les passages.
Organisez la restauration à partir des réponses alimentaires recueillies auprès des exposants et bénévoles. Vérifiez les stocks la veille, puis regroupez machines à café, bouilloires, gobelets, tasses, assiettes et couverts dans un même espace.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse du film ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et communiquer sur l’événement. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les emplacements, imprimer les documents et vérifier le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez le formulaire environ 4 à 6 semaines avant la bourse du film. Fixez une date limite 10 à 14 jours avant l’événement afin de pouvoir traiter les données, répartir les stands et confirmer chaque exposant.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez un bureau d’accueil, les formulaires d’entrée, les badges ou bracelets, la liste imprimée des visiteurs et les moyens de paiement. Installez aussi l’itinéraire et les panneaux indicateurs au moins 1 heure avant l’ouverture.
Quand préparer le plan des stands ?: Commencez le plan dès que les inscriptions exposants sont closes, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les besoins en tables, chaises, portants, présentoirs et alimentation avant d’envoyer la confirmation finale.

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