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Filmbörse organisieren: Was du wann erledigen musst

Eine Filmbörse braucht früh klare Abläufe: erst Ort und Zeit, dann Aussteller, Anmeldung und Werbung. Später kommen Standverteilung, Besucherdaten, Catering und Einlass hinzu. Plane außerdem Technik, Beleuchtung und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, welche Details bei einer Filmbörse besonders leicht untergehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Aussteller werben

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Besucherregistrierung öffnen

  • Werbung online stellen

  • Promotionsplakate verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ausstellerdaten verarbeiten

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Eintrittspreise festlegen

  • Einlassformulare vorbereiten

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Freiwillige einplanen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Wegbeschreibung ausdrucken

  • Armbänder sortieren

    2 Personen

  • Werbematerial bündeln

    2 Personen

  • Vorräte und Einkäufe kontrollieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen begleiten

    2 Personen

  • Stehtische aufstellen

    4 Personen

  • Displays und Regale aufstellen

    4 Personen

  • Preisschilder verteilen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Eingangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Technik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher einchecken

    3 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

  • Eingangstheke besetzen

    2 Personen

  • Barzahlungen abwickeln

  • Ruhigen Besucherfluss überwachen

    2 Personen

  • Standbetreiber über den Abschluss informieren

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Verkaufsbilanz erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse sicher verstauen

    2 Personen

  • Messestandmaterial abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucheranfragen beantworten

  • Dankesnachricht an Aussteller senden

  • Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 30
  • StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • Eingangsbereich
  • KleiderständerAnz. 8
  • AusstellungsregaleAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 10
  • LichtstativeAnz. 4

Dekoration

  • Filmbeurs-BannerAnz. 4
  • PosterAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • KleberAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 8
  • VorratsboxenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Catering

  • BesucherarmbänderAnz. 150
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • EintrittskartenAnz. 150
  • PreisschilderAnz. 500
  • PapiertütenAnz. 150
  • KassenschalenAnz. 2
  • Geldkassette
  • KleingeldschalenAnz. 2
  • StifteAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • NotizblöckeAnz. 10
  • KlebezettelAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 8
  • DruckpapierAnz. 500
  • UmschlägeAnz. 100
  • MessetaschenAnz. 150
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • WischmoppsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandschuheAnz. 20
  • HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort, sobald Datum und Uhrzeiten feststehen. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Stromanschlüsse für Kartenlesegeräte, Laptops, Kaffeemaschinen und Beleuchtung.
  • Öffne Aussteller- und Besucheranmeldung getrennt. Erfasse bei Ausstellern neben den Kontaktdaten auch benötigte Standfläche sowie Ernährungswünsche, damit der Lageplan und das Catering nicht in der letzten Woche neu geplant werden müssen.
  • Erstelle den Standplan erst nach der Bestätigung der Aussteller und verschicke ihn anschließend an alle Standbetreiber. Nummerierte Plätze, ein ausgedruckter Lageplan und gut sichtbare Wegweiser sparen beim Aufbau viele Rückfragen.
  • Bereite den Einlass mindestens einige Tage vorher vor: Besucherliste ausdrucken, Einlassformulare und Namensschilder bereitlegen und Armbänder nach Größe oder Farbe sortieren. Teste Etikettendrucker, Kartenlesegeräte und Tablets vor dem Öffnen.
  • Bündele Werbematerial und Verbrauchssachen getrennt nach Einsatzort. Kontrolliere am Vortag unter anderem wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller, Besteck, Servierschalen, Kabelbinder, Kleber und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Ausstellerwerbung. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldeformular, Besucherregistrierung und Online-Werbung laufen.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?
Öffne die Ausstelleranmeldung, sobald Ort und Uhrzeiten festgelegt sind, am besten 8 bis 10 Wochen vor der Filmbörse. Setze eine Anmeldefrist von etwa 2 bis 3 Wochen, damit danach der Standplan erstellt werden kann.
Wann muss der Lageplan für eine Filmbörse fertig sein?
Erstelle den Lageplan ungefähr 2 Wochen vor der Veranstaltung, nachdem die Standbetreiber bestätigt wurden. Informiere alle Aussteller spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Aufbau über ihren Platz und die Anlieferung.
Was muss man am Tag vor einer Filmbörse prüfen?
Kontrolliere am Vortag Einlassunterlagen, Armbänder, Besucherliste, Namensschilder, Wegweiser und Werbematerial. Teste außerdem Kartenlesegeräte, Etikettendrucker, Laptops, Tablets, Kaffeemaschinen und alle benötigten Verlängerungskabel.

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