Checklist para organizar una feria del cine

Una feria del cine necesita más coordinación que una simple jornada de proyecciones: hay expositores, puestos, visitantes, inscripciones y material técnico que encajar. Esta checklist reúne 73 tareas y 66 artículos, ordenados para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta el montaje y la atención al público. Te ayuda a no dejar para el último día los datos de los expositores, el plano de los puestos, las pulseras, la señalización o los medios de pago.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y las horas
Buscar expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir registro de visitantes
Publicar la promoción en línea
Distribuir carteles promocionales
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Gestionar los datos de los expositores
Asignar puestos
2 personas
Hacer el plano
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Determinar las tarifas de entrada
Preparar formularios de inscripción
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Programar voluntarios
Imprimir la lista de visitantes
Imprimir las indicaciones de la ruta
Clasificar las pulseras
2 personas
Agrupar el material promocional
2 personas
Comprobar el stock de comestibles
Hacer la compra
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
2 personas
Preparar las mesas de pie
4 personas
Montar expositores y estanterías
4 personas
Repartir etiquetas de precio
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Instruir al personal de entrada
2 personas
Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
Atender la entrada
2 personas
Procesar pagos en efectivo
Vigilar un flujo tranquilo de visitantes
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Hacer el balance de ventas
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Guardar la caja registradora bajo llave
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Responder a los mensajes de los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de entrada
Percheroscant. 8
Estanterías expositorascant. 12
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Impresoras de etiquetas
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4

Decoración

Banners de la feria del cinecant. 4
Cartelescant. 30
Mantelescant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Masilla adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 12
Tablas para servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 6

Catering

Pulseras para visitantescant. 150
Tarjetas de nombrecant. 80
Portabadgescant. 80
Folletos del programacant. 150
Entradascant. 150
Etiquetas de preciocant. 500
Bolsas de papelcant. 150
Bandejas de cajacant. 2
Caja registradora
Bandejas para cambiocant. 2
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Bloc de notascant. 10
Notas adhesivascant. 20
Portapapelescant. 8
Papel de impresióncant. 500
Sobrescant. 100
Bolsas para feriacant. 150
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 20
Desinfectante de manoscant. 6

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y el lugar; después abre las inscripciones de expositores y visitantes. Deja al menos 2 semanas para recibir datos, preferencias dietéticas y necesidades de cada puesto.
Pide a cada expositor sus datos y requisitos antes de asignar los puestos. Con esa información podrás preparar el plano, fijar los soportes y evitar cambios durante el montaje.
Prepara la entrada con antelación: lista de visitantes impresa, tarjetas de nombre, pulseras clasificadas y datáfonos cargados. Lleva también una copia digital por si se modifica un registro.
Revisa la ruta de acceso y coloca la señalización antes de abrir. Imprime las indicaciones y prepara carteles direccionales suficientes para que nadie tenga que preguntar cómo llegar a los puestos o a la entrada.
Haz la compra y comprueba el stock de comestibles como máximo 1 o 2 días antes. El día anterior confirma catering, neveras, vasos, tazas, platos y cubiertos, además de cables, regletas y cargadores para los equipos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del cine?: Empieza al menos 6 semanas antes. Reserva el lugar y fija la fecha al principio; deja las últimas 2 semanas para cerrar expositores, visitantes, catering, voluntarios, plano y señalización.
¿Cuándo debo abrir la inscripción de expositores y visitantes?: Abre la inscripción de expositores en cuanto tengas confirmados el lugar, la fecha y el horario. Para visitantes, intenta mantener el registro abierto durante al menos 3 semanas y cierra los datos definitivos 2 o 3 días antes.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria del cine?: Prepara el plano, los puestos, las tarjetas de nombre, las pulseras, la lista de visitantes, los carteles y el material promocional. También conviene comprobar durante esa jornada los equipos, el stock de comestibles, los datáfonos y todas las conexiones eléctricas.
¿Cuántos voluntarios necesito para una feria del cine?: Calcula como mínimo 1 persona para la entrada, 1 para coordinar a los expositores y 1 para resolver incidencias durante el horario de apertura. Si esperas más de 100 visitantes, añade al menos 1 voluntario por cada 50 personas previstas.

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