Filmbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot beursdag

Een filmbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en standhouders regelen. Je moet tegelijk aanmeldingen verwerken, een logische standplattegrond maken, presentaties testen en zorgen dat bezoekers hun weg vinden. Deze checklist bevat 72 taken en 69 benodigdheden, van de eerste reserveringen tot het koelen van de dranken. Gebruik de volgorde om deadlines te bepalen en controleer vooral techniek, betalingen en informatie voor standhouders uiterlijk een week vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Standhouders registreren
2 personen
Bezoekersaanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplattegrond maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Standhoudersbrief versturen
Reserveringen voor materiaal maken
Catering reserveren
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Filmquiz samenstellen
2 personen
Quizprijzen inkopen
Bewegwijzering ontwerpen
Bewegwijzering printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Inschrijflijsten afdrukken
Betaalapparaat testen
Presentatiebestanden verzamelen
2 personen
Presentatiebestanden controleren
2 personen
Apparatuur opladen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Standtafels opstellen
4 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Filmcollecties uitstallen
4 personen
Posters en decoratie ophangen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluid testen
2 personen
Filmfragmenten testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Informatietafel vullen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreebandjes uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Filmquiz presenteren
2 personen
Filmfragmenten presenteren
2 personen
Quizprijzen uitreiken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Filmcollecties inpakken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Tafelkledenaantal 24
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Laptopslotenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Geluidsboxenaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kassalade
Betaalterminal
Labelprinter
Handscannersaantal 2
Wifirouter

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lampenstandaardsaantal 4

Decoratie

Filmplakatenaantal 20
Decoratieve filmklappersaantal 4
Rode loper
Afbakenlintaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 24
Informatiebordenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Gaffertapeaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Voedselcontainersaantal 12

Catering

Boodschappen
Koelboxen voor drankenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Koffiefiltersaantal 200
Thermosbekersaantal 100
Allergenenkaartjesaantal 30
Menukaartenaantal 12

Schoonmaak

Vuilnisbakken met dekselaantal 4
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Leg de standplattegrond pas definitief vast nadat de standhoudersregistratie grotendeels is verwerkt. Wijs daarna standnummers toe en stuur de standhoudersbrief minimaal 7 dagen voor de beurs.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de bezoekersaanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de beurs door aan de catering. Zo voorkom je last-minute wijzigingen.
Test presentaties niet alleen op de laptop, maar ook met de projector, het scherm, de HDMI-kabels en adapters die je op locatie gebruikt. Controleer elk bestand uiterlijk 2 dagen vooraf en bewaar een kopie op een USB-stick.
Laad apparatuur de avond ervoor op en leg oplaadkabels en powerbanks bij de ontvangstbalie. Test het betaalapparaat en de betaalterminal vóór opening, bij voorkeur met een echte proefbetaling.
Maak bewegwijzering groot genoeg om vanaf de ingang te lezen en plaats standnummers, inschrijflijsten en naambadges vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Reserveer minstens 30 minuten voor de laatste controle van zaal, techniek en garderobe.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een filmbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en uitnodigingen voor standhouders. Open de bezoekersaanmelding uiterlijk 4 weken voor de beurs, zodat je aantallen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een filmbeurs?: Reken minimaal één klaptafel per stand en tel daar tafels bij op voor ontvangst, catering en eventuele quiz- of presentatieonderdelen. Maak de definitieve telling zodra het aantal geregistreerde standhouders bekend is, uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een filmbeurs testen?: Controleer projector, scherm, laptop, kabels, geluid en presentatiebestanden uiterlijk 2 dagen voor de beurs. Doe op locatie nog een volledige test voordat de bezoekers binnenkomen en houd reserve-adapters en USB-kopieën beschikbaar.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een filmbeurs?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; pas dit aan op de totale duur en of er catering is. Koel de dranken de avond ervoor en koop de definitieve hoeveelheid zodra het bezoekersaantal ongeveer een week vooraf bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.