Checklist para organizar una feria del cine

Organizar una feria del cine requiere coordinar expositores, visitantes, stands y varias presentaciones técnicas. Este plan reúne 72 tareas y 69 materiales para que sepas qué preparar y en qué orden. Empieza por fijar la fecha y abrir las inscripciones; después confirma el plano, el programa y las necesidades de cada expositor. En los últimos días, comprueba los archivos, prueba los pagos, carga el equipo y deja listas las acreditaciones y la señalización.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Registrar a los expositores
2 personas
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de los stands
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Enviar carta a los expositores
Hacer reservas de material
Reservar el catering
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Preparar un quiz de cine
2 personas
Comprar los premios del concurso
Diseñar la señalización
Imprimir señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de inscripción
Probar el dispositivo de pago
Recopilar los archivos de la presentación
2 personas
Comprobar los archivos de presentación
2 personas
Cargar el equipo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Llevar el material al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar mesas de stand
4 personas
Colocar mesas y asientos
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar los manteles
2 personas
Exponer colecciones de películas
4 personas
Colgar pósters y decoración
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Probar fragmentos de vídeo
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Llenar la mesa de información

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras de entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Presentar el concurso de cine
2 personas
Presentar fragmentos de película
2 personas
Entregar los premios del quiz
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Recoger objetos perdidos
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar las colecciones de cine
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Devolver la compra no utilizada

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Mantelescant. 24
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Candados para portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Cables de cargacant. 6
Baterías externascant. 4
Cajón de la caja registradora
Terminal de pago
Impresora de etiquetas
Escáneres portátilescant. 2
Router wifi

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Luces decorativascant. 8
Soportes para lámparascant. 4

Decoración

Pósteres de películascant. 20
Claquetas decorativascant. 4
Alfombra roja
Cinta de delimitacióncant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 24
Paneles informativoscant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Contenedores de alimentoscant. 12

Catering

Compras
Neveras para bebidascant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Filtros de cafécant. 200
Vasos térmicoscant. 100
Tarjetas de alérgenoscant. 30
Cartas del menúcant. 12

Limpieza

Papelera con tapacant. 4
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Abre el formulario de inscripción con varias semanas de margen y registra por separado a expositores y visitantes. Recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido del catering.
Cierra el plano de los stands antes de enviar la carta a los expositores. Asigna un número a cada stand e incluye esa referencia en la documentación para evitar cambios durante el montaje.
No des por hecho que una presentación funcionará al llegar. Recopila los archivos con antelación, comprueba cada formato en el portátil y lleva memorias USB, cables HDMI y adaptadores de repuesto.
Prueba el terminal de pago, el router wifi y todo el sistema de sonido antes del día de la feria. Comprueba también micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y cables alargadores.
Prepara la señalización, las acreditaciones y las listas de inscripción antes de la víspera. El día anterior enfría las bebidas, carga las baterías y reúne el proyector, la pantalla y el resto del equipo en un único punto de salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del cine?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, invitar a los expositores y abrir las inscripciones. Reserva el catering y el material técnico en cuanto conozcas una primera estimación de asistentes.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de los stands?: Cierra el plano entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya tengas suficientes expositores registrados. Después asigna los números y envía la carta con la ubicación y las instrucciones de montaje.
¿Cuándo se deben comprobar los archivos de las presentaciones?: Pide los archivos al menos 7 días antes y comprueba cada presentación durante esa misma semana. Así todavía tendrás tiempo para solicitar una versión corregida o preparar un formato alternativo.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria del cine?: El día anterior deja impresas las acreditaciones y las listas, termina la señalización, enfría las bebidas y carga todo el equipo. Haz también una prueba final del pago, el wifi, la proyección y el sonido.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.