Filmmesse organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Filmmesse braucht frühzeitig feste Zusagen, einen belastbaren Standplan und geprüfte Präsentationstechnik. Plane zuerst Termin, Ort und Aussteller, danach Anmeldungen, Catering und Programm. In der letzten Woche zählen Namensschilder, Anmeldelisten, Beschilderung und Materialreservierungen. Am Veranstaltungstag solltest du Projektor, Leinwand, Laptop, Ton, Kartenterminal und Präsentationsdateien vor dem Einlass testen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Brief an Aussteller senden
Materialreservierungen vornehmen
Catering reservieren
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Filmquiz zusammenstellen
2 Personen
Quizpreise einkaufen
Beschilderung entwerfen
Beschilderung drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Anmeldelisten ausdrucken
Bezahlterminal testen
Präsentationsdateien zusammentragen
2 Personen
Präsentationsdateien prüfen
2 Personen
Geräte aufladen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Material zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Stehtische aufstellen
4 Personen
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Tischdecken auslegen
2 Personen
Filmsammlungen ausstellen
4 Personen
Poster und Dekoration aufhängen
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Filmsequenzen testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fluchtwege freihalten
2 Personen
Infotisch auffüllen
Event
Aussteller empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Einlassbänder ausgeben
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Filmquiz präsentieren
2 Personen
Filmausschnitte präsentieren
2 Personen
Quizpreise überreichen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Filmkollektionen einpacken
4 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 24
- KlappstühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
- TischdeckenAnz. 24
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- LaptopschlösserAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- LautsprecherboxenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- Kassenschale
- Kartenterminal
- Etikettendrucker
- HandscannerAnz. 2
- WLAN-Router
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LampenständerAnz. 4
Dekoration
- FilmplakateAnz. 20
- Dekorative FilmklappenAnz. 4
- Roter Teppich
- AbsperrbandAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernschilderAnz. 24
- InfotafelnAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
- Gaffa-TapeAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
- ZangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- LebensmittelbehälterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kühlboxen für GetränkeAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeefilterAnz. 200
- ThermobecherAnz. 100
- AllergiekärtchenAnz. 30
- SpeisekartenAnz. 12
Reinigung
- Mülleimer mit DeckelAnz. 4
- AbfalltrennbehälterAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- Staubsauger
- WischmoppsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Tipps
- Lade Standbetreiber mehrere Wochen vor der Messe ein und verschicke die Besucheranmeldungen erst, wenn Termin, Ort und Programmrahmen feststehen. So kannst du Zusagen, Standnummern und Sonderwünsche rechtzeitig abgleichen.
- Schließe den Standplan spätestens einige Tage vor der Messe ab. Weise dann Standnummern zu und sende jedem Aussteller einen Brief mit Aufbauzeiten, Tischbedarf, Präsentationsmöglichkeiten und Zugangsinformationen.
- Erfasse Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular und gib die endgültige Personenzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Für den Veranstaltungstag gehören gekühlte Getränke, Abfallbehälter und eine klar gekennzeichnete Ausgabestelle zur Vorbereitung.
- Prüfe Präsentationsdateien nicht erst beim Einlass: Sammle sie vorab auf einem Laptop oder USB-Stick und teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult am Vortag.
- Bereite Namensschilder und Anmeldelisten vor und teste das Kartenterminal vor Beginn. Lade Geräte und Powerbanks vollständig auf; Verlängerungskabel, WLAN-Router und Laptopschlösser werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Filmmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen an Standbetreiber. Öffne danach das Anmeldeformular und plane ausreichend Zeit für Rückfragen, Standplan und Catering ein.
- Wann sollte der Standplan für eine Filmmesse fertig sein?
- Schließe den Standplan idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Messe ab. Danach kannst du Standnummern zuweisen, Aussteller informieren und die Beschilderung ohne kurzfristige Änderungen drucken.
- Welche Technik muss man bei einer Filmmesse testen?
- Teste spätestens am Vortag Projektor, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter sowie Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult. Prüfe außerdem jede Präsentationsdatei einmal vollständig und lade alle Geräte auf.
- Wie bereitet man den Einlass bei einer Filmmesse vor?
- Drucke die Anmeldelisten und Namensschilder am Vortag aus und lege sie nach Alphabet oder Anmeldeart bereit. Teste das Kartenterminal mindestens einige Stunden vor dem Einlass und halte eine Kassenschale für Barzahlungen bereit.
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