Organiser une bourse du film sans rien oublier

Une bourse du film demande une préparation précise : les exposants, les visiteurs, les stands et le matériel audiovisuel doivent être coordonnés. Commencez par fixer la date et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avant de construire le plan des stands. Les dernières semaines servent à confirmer le catering, le programme, la signalétique et les fichiers de présentation. Cette checklist regroupe les 72 tâches et 69 éléments nécessaires, dans l’ordre où ils doivent être préparés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Enregistrer les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le plan des stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Faire les réservations pour le matériel
Réserver le catering
Établir le programme et le planning
2 personnes
Composer le quiz cinéma
2 personnes
Acheter les prix du quiz
Concevoir la signalétique
Imprimer la signalisation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes d'inscription
Tester le terminal de paiement
Rassembler les fichiers de présentation
2 personnes
Vérifier les fichiers de présentation
2 personnes
Recharger les appareils
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables hautes
4 personnes
Installer les chaises et les places assises
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Disposer les nappes
2 personnes
Exposer les collections de films
4 personnes
Accrocher les affiches et la décoration
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Tester les extraits vidéo
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer la table d'information

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer le quiz cinéma
2 personnes
Présenter des extraits de films
2 personnes
Remettre les prix du quiz
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les collections de films
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Retourner les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Nappesqté 24
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Imprimante d'étiquettes
Scanners portatifsqté 2
Routeur Wi-Fi

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 20
Claps de cinéma décoratifsqté 4
Tapis rouge
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Gafferqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Conteneurs alimentairesqté 12

Catering

Courses
Glacières pour boissonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 100
Cartes des allergènesqté 30
Cartes de menuqté 12

Nettoyage

Poubelles avec couvercleqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants : prévoyez ensuite au moins deux semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Envoyez la lettre aux exposants après l’attribution des numéros de stand. Elle doit préciser le planning, l’installation, le matériel réservé et les horaires d’arrivée.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI, les adaptateurs et les enceintes au moins 48 heures avant l’ouverture, avec les fichiers de présentation définitifs.
Préparez les badges nominatifs et imprimez les listes d’inscription la veille. Gardez aussi une version numérique sur un ordinateur chargé, au cas où une liste serait perdue.
Refroidissez les boissons et rechargez les appareils avant l’accueil. Vérifiez le terminal de paiement, le tiroir-caisse, les multiprises et les rallonges avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une bourse du film ?: Ouvrez le formulaire dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps d’enregistrer les exposants, de traiter les visiteurs et de recueillir les besoins alimentaires.
Quand faire le plan des stands pour une bourse du film ?: Établissez le plan après avoir enregistré les exposants, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Attribuez ensuite les numéros de stand et envoyez la lettre aux exposants avec les informations pratiques.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant la bourse et un contrôle rapide le jour même. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les microphones, les enceintes et les adaptateurs.
Que préparer la veille d’une bourse du film ?: La veille, préparez les badges, les listes d’inscription, la signalétique et les fichiers de présentation. Rechargez les appareils, faites les courses, refroidissez les boissons et testez le terminal de paiement avant l’ouverture.

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