Checklist para una gymkana en bicicleta bien organizada
Una gymkana en bicicleta necesita más que una ruta y varias pruebas. Hay que comprobar el recorrido, marcar los puntos de control, preparar los rompecabezas y coordinar a quienes estarán en cada puesto. También conviene cerrar pronto las inscripciones y recoger las preferencias alimentarias para calcular equipos, mapas, bebidas y comida. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para llegar al día del evento con todo probado y preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la ubicación de salida
Diseñar la ruta en bicicleta
2 personas
Probar la ruta en bicicleta
2 personas
Comprobar la ruta y los puntos de tráfico
2 personas
Desarrollar actividades de rompecabezas
2 personas
Definir ubicaciones de puntos de control
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Organizar al personal de los puestos de control
Dividir a los participantes en equipos
Imprimir los mapas de la ruta y los formularios
Preparar rompecabezas y sobres
2 personas
Hacer flechas de ruta y carteles de control
2 personas
Comprobar herramientas de bicicleta
Comprar catering
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar información a los participantes
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de salida y meta
2 personas
Preparar el material del punto de control
3 personas
Colgar flechas de ruta
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Comprobar las bicicletas y la iluminación
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Hacer que los equipos empiecen por fases
3 personas
Atender los puntos de control
6 personas
Comprobar las flechas de ruta en el camino
2 personas
Ofrecer asistencia en caso de avería a los participantes
2 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar a los ganadores
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar las flechas y señales de la ruta
3 personas
Recoger el material y el aparcamiento para bicicletas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar los materiales limpios y secos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Proyectores de obra recargablescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Pancarta de salida y meta
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 50
- Carteles de controlcant. 8
- Conos de tráficocant. 20
- Bombas de bicicletacant. 3
- Kits de herramientas para bicicletascant. 3
- Desmontadores de neumáticoscant. 6
- Cámaras de aire de repuestocant. 10
- Kits de pegadocant. 4
- Kits de luces para bicicletacant. 20
Papeleo
- Mapas de rutacant. 70
- Hojas de respuestacant. 70
- Portapapelescant. 12
- Bolígrafoscant. 80
- Fundas impermeables para documentoscant. 70
- Sobrescant. 12
- Pegatinas para participantescant. 80
Seguridad
- Chalecos reflectantescant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Palangana para lavarcant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Prueba la ruta completa antes de enviar la información definitiva: comprueba los cruces, los puntos de tráfico y el tiempo real entre controles. Lleva también un recorrido alternativo por si una zona queda bloqueada.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para dividir a los participantes en equipos y preparar un mapa y un formulario para cada persona o grupo. Confirma por escrito la hora y el punto de salida.
- Prepara los rompecabezas y los sobres por punto de control, y numéralos para que no se mezclen durante el montaje. Guarda una copia de cada prueba y de las soluciones en la salida y en la meta.
- Revisa las bicicletas y el material de asistencia antes de empezar: bombas, kits de herramientas, desmontadores, cámaras de aire, parches y luces. Asigna a una persona responsable de transportar y usar este material.
- Calcula la comida y la bebida según las inscripciones y enfría las bebidas con antelación. Monta carpas, mesas, sillas, la salida y la meta antes de la llegada de los participantes, dejando libres los cables y las zonas de circulación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar una gymkana en bicicleta?
- Empieza a diseñarla al menos 4 semanas antes. Reserva primero la ubicación de salida, prueba la ruta y deja los últimos 3 o 4 días para imprimir mapas, preparar sobres y confirmar el personal de los controles.
- ¿Cuántos puntos de control debe tener una gymkana en bicicleta?
- Para una actividad de 2 a 3 horas, planifica normalmente entre 4 y 6 puntos de control. Separa los controles lo suficiente para que cada equipo tenga tiempo de pedalear y resolver la prueba sin formar colas.
- ¿Cuántas personas hacen falta para organizarla?
- Cuenta con al menos 1 coordinador general, 1 persona en la salida y la meta, y 1 responsable por cada punto de control activo. Añade una persona de apoyo para incidencias y reparaciones si participan más de 20 personas.
- ¿Qué material de reparación hay que llevar en una gymkana en bicicleta?
- Lleva como mínimo 1 bomba, 1 kit de herramientas, desmontadores, cámaras de aire de repuesto y kits de pegado por cada grupo de asistencia. Si la actividad termina con poca luz, prepara también kits de luces para bicicleta.
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