Checklist pour organiser un rallye vélo
Un rallye vélo demande plus que le tracé d’un parcours : il faut tester chaque portion, préparer les énigmes et rendre les checkpoints faciles à trouver. Cette checklist rassemble les 48 tâches et 45 éléments nécessaires, du lieu de départ aux derniers sandwichs. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés, comme les chambres à air de rechange, les besoins alimentaires et les informations météo à envoyer aux participants. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les achats ou impressions de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de départ
Élaborer un itinéraire cycliste
2 personnes
Essayer l’itinéraire à vélo
2 personnes
Vérifier le parcours et les points de circulation
2 personnes
Élaborer les épreuves de puzzle
2 personnes
Consigner les emplacements des checkpoints
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le personnel des checkpoints
Répartir les participants en équipes
Imprimer les cartes d’itinéraire et les formulaires
Assembler les puzzles et les enveloppes
2 personnes
Créer les flèches d’itinéraire et les panneaux de point de contrôle
2 personnes
Vérifier le matériel de vélo
Acheter le catering
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir de départ et d’arrivée
2 personnes
Préparer le matériel du point de contrôle
3 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les vélos et l'éclairage
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Faire démarrer les équipes par étapes
3 personnes
Assurer les points de contrôle
6 personnes
Vérifier les flèches de signalisation en cours de route
2 personnes
Fournir une assistance dépannage aux participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Annonce des gagnants
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches et panneaux d’itinéraire
3 personnes
Ranger le matériel et le parking à vélos
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tables de bièreqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Bannière départ-arrivée
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 50
- Panneaux de checkpointqté 8
- Cônes de signalisationqté 20
- Pompes à véloqté 3
- Kits d’outils pour véloqté 3
- Démonte-pneusqté 6
- Chambres à air de rechangeqté 10
- Sets de collageqté 4
- Kits d’éclairage pour véloqté 20
Paperasse
- Cartes d'itinéraireqté 70
- Formulaires de réponseqté 70
- Presse-papiersqté 12
- Stylos à billeqté 80
- Chemises imperméables pour documentsqté 70
- Enveloppesqté 12
- Autocollants des participantsqté 80
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bac à vaisselleqté 2
- Seauxqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Teste l’itinéraire à vélo au moins une fois avant l’événement, puis vérifie séparément les croisements et les points de circulation. Un parcours qui semble clair sur une carte peut être difficile à suivre avec un groupe.
- Prépare les cartes, formulaires, flèches et panneaux de checkpoint plusieurs jours à l’avance. Prévois une enveloppe complète par équipe ou par étape afin de ne pas devoir trier le matériel au départ.
- Ne limite pas le matériel de secours aux pompes : ajoute des kits d’outils, démonte-pneus, chambres à air, rustines et kits d’éclairage. Contrôle aussi le matériel de chaque checkpoint avant l’installation.
- Fixe une date limite d’inscription et recueille les besoins alimentaires avant d’acheter le catering. Prépare ensuite les encas et les sandwichs le jour même, en gardant les boissons au frais dans les glacières.
- Envoie aux participants les horaires, le lieu de départ, le parcours prévu, la composition des équipes et la liste du matériel à emporter au moins 3 jours avant. Vérifie les prévisions météo la veille et adapte les informations si nécessaire.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un rallye vélo ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le départ, tester l’itinéraire, préparer les énigmes, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand faut-il tester le parcours d’un rallye vélo ?
- Fais un premier test au moins 10 jours avant le rallye, puis une vérification finale 2 à 3 jours avant. Contrôle notamment les croisements, la signalisation et l’accessibilité des checkpoints.
- Que faut-il prévoir comme matériel de secours pour un rallye vélo ?
- Prévois au minimum une pompe par zone de départ ou de checkpoint, plusieurs kits d’outils, des démonte-pneus, des chambres à air de rechange et des kits de réparation. Ajoute des kits d’éclairage si une partie du parcours peut se dérouler par faible luminosité.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoie les informations principales au moins 3 jours avant le départ. Rappelle les horaires, le lieu, les équipes, les consignes de parcours et les éventuels changements liés à la météo la veille.
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