Fietsbeurs organiseren: checklist en planning

Een fietsbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en exposanten, daarna de indeling, bezoekersregistratie en het programma. Reserveer vroeg genoeg ruimte voor stands, fietsenrekken en een laad- en loszone. Controleer vóór de beursdag stroompunten, presentatietechniek en materialen voor demonstraties of reparaties. Met deze checklist houd je ook de minder zichtbare zaken bij, zoals dieetwensen, naambadges, bewegwijzering en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Beursplattegrond maken
2 personen
Fietsexposanten benaderen
2 personen
Exposanten registreren
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanteninformatie versturen
Programma definitief maken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Stroompunten controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Ontvangst exposanten voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
Exposantenstands markeren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standmateriaal uitladen
4 personen
Fietsen veilig opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Team bij de ingang briefen
3 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Fietsproefritten begeleiden
3 personen
Technische demonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Foto's maken
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Omroepberichten verzorgen
Laatste bezoekers aankondigen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Registratiematerialen innemen
2 personen
Fietsen en rekken verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Exposantenfacturen verwerken
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen
Foto's met exposanten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 40
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Statafelsaantal 6
Fietsenrekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Betaalterminalaantal 2
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Fietspompenaantal 4
Basisgereedschapssetsaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Momentsleutelsaantal 2
Fietsmontagestandaardsaantal 4
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 24
Naambadgehoudersaantal 40
Pijlbordenaantal 18
Kleefstripsaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond voordat je standplaatsen toewijst. Houd naast tafels en stoelen ook ruimte vrij voor fietsenrekken, kledingrekken, bezoekersstromen en een duidelijk gemarkeerde laad- en loszone.
Open online aanmeldingen zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan. Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur exposanteninformatie uiterlijk enkele dagen vóór de beurs naar alle deelnemers.
Plan de registratie met een registratietafel, laptop of tablets, printer en naambadges. Test de betaalterminal en printer vóór opening, zodat je niet tijdens het eerste bezoekersuur hoeft te zoeken naar kabels of papier.
Controleer stroompunten op meerdere plekken in de hal en leg verlengkabels en stekkerdozen per stand klaar. Test ook geluidsinstallatie, microfoon, presentatiescherm en HDMI-kabels vóór de exposanten arriveren.
Zet fietspompen, basisgereedschapssets, bandenlichters, momentsleutels en fietsmontagestandaards bij elkaar op één aangeduide plek. Koel dranken op tijd en stem hapjes, servies en verzamelde dieetwensen af voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fietsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het benaderen van fietsexposanten. Open de aanmeldingen zodra de plattegrond en belangrijkste programmaonderdelen bekend zijn.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per fietsstand op een fietsbeurs?: Reken per stand op de ruimte voor een tafel, stoelen en minimaal één of meer fietsen, plus loopruimte voor bezoekers. Leg de definitieve maat per stand vast voordat je exposanten registreert en de plattegrond verstuurt.
Wanneer moet ik de exposanteninformatie versturen?: Stuur praktische informatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vóór de beurs. Vermeld daarin de standplaats, aankomsttijd, laad- en loszone, beschikbare stroompunten, opbouwregels en contactpersoon op de beursdag.
Wat moet ik op de ochtend van een fietsbeurs controleren?: Open de locatie minstens 2 uur vóór bezoekersontvangst. Controleer dan de bewegwijzering, registratie, stroom, techniek, standindeling, fietsenrekken, gereedschappen, catering en de vrije laad- en loszone.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.