Checklist para una feria de bicicletas bien organizada

Una feria de bicicletas necesita más que expositores y visitantes: hay que coordinar puestos, demostraciones, inscripciones, pagos y zonas de carga. Esta checklist reúne 76 tareas y 55 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la ubicación hasta abrir las puertas. Reserva tiempo para registrar a los expositores, preparar el plano y comprobar la electricidad. El día del evento, la mesa de registro, la señalización y las herramientas deben estar listas antes de que llegue el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Crear plano de la feria
2 personas
Contactar con expositores de bicicletas
2 personas
Registrar expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Definir el programa final
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir señalización
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Preparar la recepción de expositores
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar aparcabicicletas
3 personas
Marcar los stands de los expositores
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Descargar el material del stand
4 personas
Colocar las bicicletas de forma segura
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Informar al equipo en la entrada
3 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar las pruebas de bicicletas
3 personas
Coordinar demostraciones técnicas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Tomar fotos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Gestionar anuncios por megafonía
Anunciar a los últimos visitantes
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger el material de registro
2 personas
Retirar las bicicletas y los soportes
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar las facturas de los expositores
Devolver los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Mesas altascant. 6
Portabicicletascant. 12
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Bombas de bicicletacant. 4
Kits básicos de herramientascant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Llaves de momentocant. 2
Soportes de montaje para bicicletascant. 4
Pantalla de presentación
Cables HDMIcant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Acumuladores de fríocant. 16

Decoración

Banners de la feriacant. 6
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 24
Portanombrescant. 40
Carteles direccionalescant. 18
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y el plano antes de abrir las inscripciones. Deja definidos los espacios de los puestos para poder enviar a cada expositor instrucciones concretas con antelación.
Pide a los expositores sus necesidades de electricidad, montaje y descarga al registrarlos. Delimita la zona de carga y descarga y asigna los puestos antes del día de la feria.
Prepara la mesa de registro con portátil o tablets, impresora, acreditaciones y terminal de pago. Lleva también una lista impresa por si falla la conexión o algún dispositivo.
Comprueba cada punto de electricidad con antelación y reúne cables alargadores, regletas y estaciones de carga. Prueba el equipo de sonido, el micrófono y la pantalla con sus cables HDMI antes de abrir.
No dejes para la última hora las demostraciones y reparaciones: coloca bombas, kits de herramientas, desmontadores, llaves de momento y soportes de montaje en una zona accesible. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos después de terminar el montaje técnico.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de bicicletas?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, contactar con expositores y preparar el plano. Abre las inscripciones cuando los espacios y el programa provisional estén definidos.
¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?: Envíala entre 2 y 3 semanas antes de la feria, cuando ya estén asignados los puestos. Incluye horarios de llegada, zona de carga y descarga, necesidades eléctricas y normas de montaje.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de bicicletas?: Deja listas las acreditaciones, la señalización, las mesas, los portabicicletas y los equipos de registro. Comprueba la electricidad y el sonido, y enfría las bebidas al menos 12 horas antes si es posible.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de bicicletas?: Calcula al menos 1 voluntario para el registro, 1 para orientar a los expositores y 1 para supervisar el programa por cada turno. Para una feria con varios puestos, organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la cobertura.

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