Checklist pour organiser un salon du vélo

Un salon du vélo demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les stands et les besoins techniques dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Les inscriptions, la communication et les informations pratiques doivent être prêtes plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble 76 tâches et 55 fournitures, jusqu’à l’ouverture du lieu et au balisage de la zone de chargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Créer le plan du salon
2 personnes
Contacter les exposants de vélo
2 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Faire les réservations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Finaliser le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Préparer l’accueil des exposants
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Baliser les stands des exposants
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Décharger le matériel de stand
4 personnes
Installer les vélos en toute sécurité
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer l’équipe à l’entrée
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Encadrer les essais de vélo
3 personnes
Accompagner les démonstrations techniques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Prendre des photos
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Gérer les annonces
Annoncer les derniers visiteurs
Démonter les stands des exposants
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Récupérer le matériel d’inscription
2 personnes
Retirer les vélos et les supports
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les factures des exposants
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Tables hautesqté 6
Râteliers à vélosqté 12
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils de baseqté 4
Démonte-pneusqté 8
Clés de contactqté 2
Supports de montage pour vélosqté 4
Écran de présentation
Câbles HDMIqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 16

Décoration

Bannières du salonqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 24
Supports de badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 18
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements aux exposants. Prévoyez les tables, chaises, tabourets, portants et râteliers à vélos selon les besoins de chaque stand.
Ouvrez les inscriptions en ligne au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Utilisez ensuite les informations recueillies pour préparer les badges, les besoins alimentaires et les messages destinés aux exposants.
Envoyez aux exposants un dossier pratique 7 jours avant l’événement. Indiquez les horaires d’arrivée, les emplacements, les points d’alimentation, les consignes de chargement et le programme final.
Testez le matériel technique la veille : ordinateur, tablettes, imprimante, terminal de paiement, sonorisation, microphone, écran, câbles HDMI et stations de recharge. Prévoyez des rallonges et multiprises pour éviter les branchements improvisés.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : table d’inscription, badges nominatifs, signalisation et zone de chargement balisée. Les pompes, kits d’outils, démonte-pneus et supports de montage doivent être installés avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon du vélo ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, organiser la promotion et finaliser le plan des stands.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant le salon. Prévoyez une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions ou avant l’événement, selon votre organisation.
Que faut-il prévoir pour les exposants d’un salon du vélo ?: Prévoyez pour chaque exposant un emplacement clairement attribué, les meubles convenus, un badge et les informations d’accès. Envoyez les détails pratiques 7 jours avant et vérifiez les besoins électriques ainsi que le matériel spécifique aux vélos.
Quand préparer la signalétique et le matériel ?: Imprimez la signalétique et rassemblez le matériel 1 à 2 jours avant l’ouverture. Faites le test des équipements électriques et installez le balisage de la zone de chargement avant l’arrivée des exposants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.