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Fahrradmesse organisieren: Die praktische Checkliste

Eine Fahrradmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Lege zuerst Datum, Ort und Standplan fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Später entscheiden vor allem Strom, Ladewege, Beschilderung und die Registrierung darüber, ob der Messetag ruhig läuft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau und weist auf Punkte hin, die bei Fahrradveranstaltungen häufig zu spät kommen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Fahrradaussteller ansprechen

    2 Personen

  • Aussteller erfassen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone absperren

    2 Personen

  • Empfang der Aussteller vorbereiten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Fahrradständer aufstellen

    3 Personen

  • Messestände markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterial ausladen

    4 Personen

  • Fahrräder sicher aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Team am Eingang briefen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Fahrradtestfahrten begleiten

    3 Personen

  • Technische Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Durchsagen machen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Anmeldematerialien einsammeln

    2 Personen

  • Fahrräder und Ständer entfernen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Ausstellerrechnungen bearbeiten

  • Fundsachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Ausstellern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 40
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • FahrradständerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • Drucker
  • KartenterminalAnz. 2
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • Grundwerkzeug-SetsAnz. 4
  • ReifenheberAnz. 8
  • MomentenschlüsselAnz. 2
  • Fahrrad-MontageständerAnz. 4
  • Präsentationsbildschirm
  • HDMI-KabelAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • MessebannerAnz. 6
  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 24
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • WegweiserAnz. 18
  • KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Standplan mindestens 6 Wochen vor der Messe an. Plane neben den Ausstellerflächen auch Fahrradständer, Laufwege, eine Lade- und Entladezone sowie ausreichend Platz für Präsentationsbildschirme ein.
  • Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Standplätze, Teilnahmebedingungen und Zahlungsablauf feststehen. Verschicke die Ausstellerinformationen spätestens 10 Tage vor dem Termin, damit Rückfragen zu Strom und Aufbau nicht am Messetag auftauchen.
  • Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch, einen Laptop oder ein Tablet, Namensschilder und ein Kartenterminal ein. Teile dort mindestens zwei Helfer ein, damit Anmeldungen und spontane Fragen nicht gleichzeitig eine Warteschlange bilden.
  • Prüfe die Stromversorgung nicht nur am Veranstaltungstag. Liste für jeden Stand den Bedarf auf und teste Verlängerungskabel, Ladestationen, Beschallungsanlage, Mikrofon und Präsentationsbildschirm mindestens 24 Stunden vorher.
  • Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und bereite Snacks so vor, dass sie ohne lange Ausgabezeiten serviert werden können. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche und stelle Gläser, Teller, Besteck und Servierschalen bereits vor dem Öffnen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fahrradmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen bestätigst du Datum und Ort, danach folgen Aussteller, Standplan, Anmeldung und Werbung.
Wann sollte man Fahrradaussteller anschreiben?
Schreibe die ersten Aussteller mindestens 8 Wochen vor der Messe an. Eine verbindliche Standplatzvergabe sollte etwa 5 bis 6 Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht eine Fahrradmesse?
Plane mindestens 2 Personen für die Registrierung, 1 bis 2 für die Ausstellerbetreuung und zusätzliche Helfer für Aufbau und Ladezone ein. Bei mehr als 50 Ausstellern solltest du die Registrierung in zwei Schichten besetzen.
Was muss am Tag vor der Fahrradmesse geprüft werden?
Kontrolliere mindestens 24 Stunden vorher Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Technik, Beschilderung, Namensschilder und Standmaterial. Getränke, Snacks und die Unterlagen für die Registrierung sollten spätestens am Vorabend bereitliegen.

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