Zo organiseer je een festivalconcert

Een festivalconcert organiseren begint niet met het podium, maar met datum, terrein, artiesten en vergunningen. Daarna bouw je het plan op rond programma, bezoekersaantallen, catering, techniek en vrijwilligers. Reserveer geluidsset, verlichting en catering vroeg genoeg en leg route, parkeren en entree vooraf vast. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, een contactlijst en een draaiboek dat ook bij slecht weer werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiesten vastleggen
2 personen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Geluidsset reserveren
2 personen
9
Verlichting reserveren
10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Parkeerinformatie maken
12
Route naar terrein delen
13
Vergunningen controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Draaiboek afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
3 personen
19
Catering voorbereiden
4 personen
20
Entreebandjes sorteren
2 personen
21
Infopunt voorbereiden
2 personen
22
Kassa voorbereiden
2 personen
23
Terrein afzetten
4 personen
24
Podium opbouwen
6 personen
25
Geluidsset opbouwen
5 personen
26
Microfoons aansluiten
3 personen
27
Lichtset opbouwen
4 personen
28
Stroomkabels aanleggen
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Tent opbouwen
5 personen
32
Bar inrichten
4 personen
33
Buffet inrichten
4 personen
34
Infopunt inrichten
2 personen
35
Entree inrichten
3 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Techniek testen
4 personen
40
Soundcheck uitvoeren
5 personen
41
Artiesten ontvangen
2 personen
42
Artiestenruimte inrichten
2 personen
43
Briefing vrijwilligers geven
2 personen

Event

44
Deuren openen
6 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Entreebandjes uitdelen
3 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Optredens begeleiden
3 personen
49
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
50
Geluidsniveau bewaken
2 personen
51
Licht bedienen
2 personen
52
Bar openen
4 personen
53
Dranken serveren
4 personen
54
Dranken bijvullen
3 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Toegangen vrijhouden
2 personen
61
Programma omroepen
62
Laatste optreden aankondigen
63
Uitloop begeleiden
4 personen

Nazorg

64
Bar sluiten
4 personen
65
Catering opruimen
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
3 personen
67
Podium afbouwen
6 personen
68
Geluidsset afbouwen
5 personen
69
Lichtset afbouwen
4 personen
70
Tenten afbreken
5 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Afval verzamelen
5 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Koelboxen legen
2 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Geleende spullen retourneren
2 personen
78
Restanten opslaan
2 personen
79
Sleutels terugbrengen
80
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 16
Klaptafelsaantal 4
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Afzethekkenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekopjesaantal 100

Apparatuur

Geluidsset
Mengtafel
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
Podiummonitorenaantal 4
Draaiorgel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 8
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Steekwagensaantal 2

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Openersaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Artiestenbordjesaantal 8
Toegangsbordenaantal 6
Polsbandjesaantal 400
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 30
Programmafoldersaantal 400
Plakbandaantal 10
Scharenaantal 10
Klembordenaantal 8

Catering

Boodschappen
Menubordenaantal 6
Prijskaartenaantal 20
Contantgeldkassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Kassabakkenaantal 3
Koelroostersaantal 8
Drankkrattenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Tips

Leg artiesten, programma en techniek pas definitief vast nadat datum en locatie zijn bevestigd. Plan daarnaast tijd voor soundcheck en een technische test vóór de eerste bezoekers komen.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Gebruik het verwachte aantal bezoekers om catering, bekers, stoelen en drankvoorraad te controleren.
Regel vergunningen en terreinindeling vroeg en controleer of afzethekken, kabelgoten en stroomvoorziening bij elkaar passen. Laat verlengkabels niet los over looproutes liggen.
Plan vrijwilligers in blokken van 3 tot 4 uur voor entree, infopunt, kassa, catering en opruimen. Zorg per post voor één aanspreekpunt en druk de contactlijst vóór de opbouw af.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten, verlichting, zaklampen en een aangepast programma klaar voordat regen of vroeg donker worden een probleem vormen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een festivalconcert organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Reserveer catering, geluidsset en verlichting zodra het programma en bezoekersaantal redelijk vaststaan.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een festivalconcert?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en vraag aanmeldingen uiterlijk 1 week voor het concert af te ronden. Dan kun je dieetwensen, catering en entreebandjes nog tijdig verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een festivalconcert?: Reken voor een kleinschalig festivalconcert op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post: entree, infopunt, kassa, catering, techniek en terrein. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en 2 voor afbouw.
Wanneer bouw je het podium en de geluidsset op?: Bouw podium en geluidsset bij voorkeur 4 tot 6 uur vóór de entree op. Reserveer daarna minimaal 60 minuten voor bekabeling, microfoons, mengtafel, monitoren en soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.