Cómo organizar un concierto de festival sin perder el control

Organizar un concierto de festival exige coordinar artistas, recinto, público y proveedores en un orden claro. Empieza cerrando la fecha y la ubicación, confirma después a los artistas y convierte sus necesidades en un programa realista. Mientras avanzas, reserva sonido, iluminación y catering, comprueba los permisos y prepara la información de acceso. El día del evento, trabaja con horarios impresos, responsables identificados y una revisión final del recinto antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Reservar el catering
2 personas
8
Reservar el equipo de sonido
2 personas
9
Reservar la iluminación
10
Programar voluntarios
2 personas
11
Crear información de aparcamiento
12
Compartir la ruta hasta el recinto
13
Comprobar permisos
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Imprimir la lista de contactos
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar bebidas
3 personas
19
Preparar el catering
4 personas
20
Clasificar las pulseras de entrada
2 personas
21
Preparar el punto de información
2 personas
22
Preparar la caja registradora
2 personas
23
Cerrar el recinto
4 personas
24
Montar el escenario
6 personas
25
Montar el equipo de sonido
5 personas
26
Conectar los micrófonos
3 personas
27
Montar el set de luces
4 personas
28
Tender los cables de alimentación
3 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar la carpa
5 personas
32
Montar la barra
4 personas
33
Montar el buffet
4 personas
34
Montar el punto de información
2 personas
35
Montar la entrada
3 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Probar la técnica
4 personas
40
Hacer la prueba de sonido
5 personas
41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Montar la zona de artistas
2 personas
43
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Abrir las puertas
6 personas
45
Registrar a los visitantes
4 personas
46
Repartir pulseras de entrada
3 personas
47
Informar a los visitantes
2 personas
48
Coordinar las actuaciones
3 personas
49
Realizar cambios de escenario
4 personas
50
Vigilar el nivel de sonido
2 personas
51
Controlar la iluminación
2 personas
52
Abrir el bar
4 personas
53
Servir las bebidas
4 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Mantener libres los accesos
2 personas
61
Anunciar el programa
62
Anunciar la última actuación
63
Gestionar la salida
4 personas

Seguimiento

64
Cerrar el bar
4 personas
65
Recoger el catering
4 personas
66
Apagar el equipo
3 personas
67
Desmontar el escenario
6 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
5 personas
69
Desmontar el set de luces
4 personas
70
Desmontar las tiendas
5 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Recoger la basura
5 personas
73
Limpiar el recinto
5 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Vaciar neveras portátiles
2 personas
76
Inventariar materiales
2 personas
77
Devolver los objetos prestados
2 personas
78
Guardar los restos
2 personas
79
Devolver las llaves
80
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de buffetcant. 8
Mesas de cervezacant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 16
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Vallas de separacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vinocant. 80
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 12
Tazas de cafécant. 100

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Monitores de escenariocant. 4
Órgano de feria
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 20
Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 8
Taladros de bateríacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10
Linternascant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Neverascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banners del festivalcant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 20
Placas de los artistascant. 8
Señales de accesocant. 6
Pulserascant. 400
Pegatinas con nombrecant. 250
Bolígrafoscant. 30
Folletos del programacant. 400
Cinta adhesivacant. 10
Tijerascant. 10
Portapapelescant. 8

Catering

Compras
Carteles del menúcant. 6
Tarjetas de precioscant. 20
Cajas registradoras para efectivocant. 2
Terminales de pagocant. 3
Cajas de la cajacant. 3
Rejillas de ventilacióncant. 8
Cajas de bebidascant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de anunciar el concierto. Deja al menos 4 semanas para resolver autorizaciones, requisitos técnicos o cambios de ubicación.
Confirma a cada artista por escrito y prepara el programa con tiempos de montaje, prueba de sonido, actuación y desmontaje. Reserva entre 30 y 60 minutos de margen si hay varios cambios de equipo.
No esperes a la última semana para contratar sonido, iluminación y catering. Verifica con cada proveedor la hora de llegada, la alimentación eléctrica y quién se encarga del montaje del escenario.
Organiza el acceso con pulseras clasificadas, un punto de información y una caja preparada antes de que llegue el público. Comparte la ruta y el aparcamiento al menos 3 días antes, especialmente si el recinto está fuera del centro.
Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos el mismo día del montaje. Antes de abrir, revisa cables, vallas, iluminación, bebidas enfriadas y salidas; al terminar, asigna responsables para cerrar el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de festival?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios artistas y proveedores. Reserva las 2 últimas semanas para confirmar permisos, programa, voluntarios, catering, transporte y previsión meteorológica.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario y el sonido?: Calcula al menos 4 horas para montar escenario, equipo de sonido, mesa de mezclas, micrófonos y monitores en un concierto de tamaño medio. Añade una prueba de sonido de 60 a 90 minutos antes de la apertura.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones y gestionar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones unos 5 días antes del concierto. Ese margen permite recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering, las pulseras y el personal.
¿Qué se revisa justo antes de abrir el recinto?: Haz una revisión final entre 60 y 90 minutos antes: accesos, pulseras, punto de información, caja, vallas, cables, iluminación, bebidas y catering. Comprueba también que cada voluntario sepa su puesto y que la lista de contactos esté impresa.

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