Comment organiser un concert de festival

Un concert de festival se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les artistes, puis le programme, les autorisations et la logistique. La technique sonore et l’éclairage doivent être réservés assez tôt pour éviter les mauvaises surprises. Ensuite viennent les inscriptions, le catering, les bénévoles et les informations pratiques pour le public. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour le montage, l’accueil, la régie et le rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
9
Réserver l’éclairage
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Créer les informations de stationnement
12
Partager l’itinéraire vers le site
13
Vérifier les autorisations
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste de contacts
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
3 personnes
19
Préparer le service traiteur
4 personnes
20
Trier les bracelets d’entrée
2 personnes
21
Préparer le point d’information
2 personnes
22
Préparer la caisse
2 personnes
23
Balisage du site
4 personnes
24
Monter la scène
6 personnes
25
Monter le système de sonorisation
5 personnes
26
Brancher les microphones
3 personnes
27
Monter le kit d’éclairage
4 personnes
28
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Monter la tente
5 personnes
32
Aménager le bar
4 personnes
33
Installer le buffet
4 personnes
34
Aménager le point d’information
2 personnes
35
Aménager l’entrée
3 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Tester la technique
4 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Aménager la loge des artistes
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
6 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les bracelets d’entrée
3 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Accompagner les spectacles
3 personnes
49
Effectuer les changements de scène
4 personnes
50
Surveiller le niveau sonore
2 personnes
51
Gérer l’éclairage
2 personnes
52
Ouvrir le bar
4 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Dégager les accès
2 personnes
61
Annoncer le programme
62
Annoncer le dernier numéro
63
Encadrer la sortie
4 personnes

Suivi

64
Fermer le bar
4 personnes
65
Ranger le service traiteur
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
3 personnes
67
Démonter la scène
6 personnes
68
Démonter l’installation sonore
5 personnes
69
Démonter l'éclairage
4 personnes
70
Démonter les tentes
5 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Rassembler les déchets
5 personnes
73
Nettoyer le site
5 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Vider les glacières
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Rendre les articles empruntés
2 personnes
78
Ranger les restes
2 personnes
79
Rapporter les clés
80
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 8
Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 16
Tables pliantesqté 4
Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Barrières de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Tasses à caféqté 100

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Moniteurs de scèneqté 4
Orgue de barbarie
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 8
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Ouvre-bouteillesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 20
Panneaux d'artisteqté 8
Panneaux d’accèsqté 6
Braceletsqté 400
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Brochures du programmeqté 400
Ruban adhésifqté 10
Ciseauxqté 10
Presse-papiersqté 8

Catering

Courses
Panneaux de menuqté 6
Cartes de prixqté 20
Caisses de caisse en espècesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Tiroirs-caissesqté 3
Grilles de refroidissementqté 8
Casiers de boissonsqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis réservez les artistes avant de construire le programme. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux passages pour les changements de scène et les imprévus.
Réservez la sonorisation et l’éclairage dès que la programmation est connue. Demandez une liste précise des besoins : microphones, retours de scène, table de mixage, projecteurs, rallonges et protections de câbles.
Ne laissez pas les informations pratiques à la dernière semaine. Envoyez l’itinéraire, les indications de stationnement et les horaires d’ouverture au moins 7 jours avant le concert.
Organisez les bénévoles par créneaux et par postes : accueil, point d’information, bar, circulation et aide technique. Prévoyez une personne référente joignable pendant toute la journée et imprimez la liste des contacts.
Le montage doit être terminé avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, retour de scène et projecteur, refroidissez les boissons quelques heures à l’avance et préparez séparément les bracelets, la caisse et le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de festival ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour réserver les artistes, le lieu, la sonorisation et l’éclairage. Commencez plus tôt si la date est très demandée ou si plusieurs groupes participent.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage pour un concert ?: Réservez-les dès que les artistes et le programme sont suffisamment définis, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les besoins techniques varient selon le nombre de musiciens et la taille de la scène.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de festival ?: Pour un petit concert, prévoyez au moins 6 à 10 bénévoles répartis entre l’accueil, le bar, l’information, la circulation et le montage. Ajoutez une personne responsable de chaque poste et une équipe de réserve pour les pauses.
Quand envoyer les informations pratiques aux spectateurs ?: Envoyez l’itinéraire, le stationnement et les horaires environ 7 jours avant le concert, puis rappelez-les 24 à 48 heures avant. Cela réduit les questions le jour même et facilite l’accueil du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.