Festivalkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Klärt Datum und Ort zuerst und prüft die Genehmigungen, bevor ihr Künstler, Catering oder Technik verbindlich bucht. Plant für Rückfragen und Auflagen mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein.
• Legt das Programm mit festen Umbau- und Pausenzeiten an. Für jeden Künstler sollten mindestens 15 Minuten Puffer zwischen den Auftritten im Ablauf stehen, damit Verzögerungen nicht sofort den ganzen Abend verschieben.
• Erfasst Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gebt die finale Personenzahl spätestens 7 Tage vor dem Konzert an das Catering weiter. Getränkekühlung und Buffetvorbereitung gehören in den Zeitplan des Vortags.
• Plant Helfer nicht nur für den Einlass ein: Für Kasse, Infopunkt, Bühne, Ausschank und Abbau braucht ihr getrennte Zuständigkeiten. Eine Kontaktliste mit Namen und Telefonnummern sollte am Veranstaltungstag zweimal ausgedruckt vorliegen.
• Baut Bühne, Soundanlage, Mischpult und Beleuchtung früh genug für einen vollständigen Soundcheck auf. Kabelkanäle, Verlängerungskabel, Taschenlampen und Batterielaternen werden oft erst beim Aufbau vermisst – prüft sie mindestens einen Tag vorher.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Festivalkonzert planen?

Beginnt mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Künstlern und Genehmigungen. Für größere Programme oder mehrere Bühnen sind 4 bis 6 Monate realistischer, weil Technik, Catering und Helfer parallel koordiniert werden müssen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Festivalkonzert verschicken?

Verschickt die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setzt den Anmeldeschluss auf 7 bis 10 Tage vorher, damit Personenzahl, Ernährungswünsche, Catering und Eintrittsbändchen rechtzeitig feststehen.

Wann muss die Soundanlage aufgebaut und getestet werden?

Plant den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Der Soundcheck sollte mit allen Mikrofonen, Bühnenmonitoren und dem Mischpult abgeschlossen sein, bevor das Publikum das Gelände betritt.

Was muss man am Tag vor einem Festivalkonzert erledigen?

Prüft die Wettervorhersage, kühlt die Getränke, druckt Drehbuch und Kontaktliste aus und sortiert die Eintrittsbändchen. Außerdem sollten Catering, Beleuchtung, Absperrgitter, Kabelkanäle und Taschenlampen vollständig bereitliegen.

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