Feedbackworkshop organiseren: checklist en planning

Een feedbackworkshop staat of valt met een strak programma, duidelijke vragen en een ruimte die vóór binnenkomst al werkt. Begin met het reserveren van de workshopruimte en werk daarna de werkvormen, rollen en materialen uit. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en stuur deelnemers vooraf een bevestiging met tijd, programma en praktische informatie. Op de dag zelf controleer je techniek, zet je werktafels klaar en leg je werkbladen en naamkaartjes op hun plek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Workshopruimte reserveren
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
Feedbackvragen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Facilitatoren en rollen indelen
2 personen
Werkbladen en formulieren maken
2 personen
Presentatie en timer voorbereiden
Bevestiging naar deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Techniek vooraf testen

Event

Ruimte openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangst en registratie verzorgen
2 personen
Workshop introduceren
Eerste feedbackronde begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes en snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Tweede feedbackronde begeleiden
3 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Derde feedbackronde begeleiden
3 personen
Actiepunten verzamelen
2 personen
Workshop afsluiten

Nazorg

Afval en servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen en inpakken
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Feedbackformulieren verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Waterglazenaantal 36
Bordenaantal 36
Besteksetsaantal 36
Serveerkommenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Tafellopersaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 2 weken voor de workshop de ruimte, facilitatoren en werkvormen. Zo houd je tijd over om feedbackvragen, werkbladen en de presentatie te testen.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 10 dagen vooraf en sluit de aanmelding 3 tot 5 dagen voor de workshop. Gebruik de deelnemerslijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes en groepsindeling.
Test beamer, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen minstens 1 dag vooraf. Neem ook een timer mee in de presentatie, zodat feedbackrondes niet uitlopen.
Zet per werktafel de benodigde werkmaterialen, stoelen en waterglazen klaar voordat de ontvangst begint. Reserveer daarnaast een aparte registratietafel voor naamkaartjes en aanmeldingen.
Bereid koffie en thee pas vlak voor de start en bewaar gekoelde catering in koelboxen tot het pauzemoment. Tel voor elke deelnemer een kopje, glas en bord en houd enkele extra exemplaren achter de hand.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een feedbackworkshop organiseren?: Begin idealiter 2 tot 3 weken vooraf met de ruimte, het programma en de facilitatoren. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 10 dagen voor de workshop en bevestig de praktische details 2 tot 3 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen definitief maken?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst 3 tot 5 dagen voor de workshop. Gebruik die deadline ook om dieetwensen te controleren, naamkaartjes te maken en de catering te bestellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een feedbackworkshop op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, techniek en werkmaterialen. Open de ruimte minimaal 2 uur voor de start als je ook koffie, thee en catering voorbereidt.
Wanneer moet ik de techniek voor een feedbackworkshop testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en stroomvoorziening minstens 1 dag vooraf. Controleer op de dag zelf nogmaals het beeld en geluid zodra de ruimte is opgesteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.