Checklist para organizar un taller de feedback
Un taller de feedback necesita más preparación que una simple reunión: hay que coordinar la sala, las dinámicas, las inscripciones y los materiales para que las rondas de comentarios avancen sin pausas. Esta checklist reúne 42 tareas y 27 elementos, desde la reserva del espacio hasta la recepción de participantes. Empieza por el programa y los roles, confirma los datos del grupo y deja la técnica y el catering revisados antes del día del taller.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala del taller
Desarrollar el programa y las dinámicas
2 personas
Preparar preguntas de evaluación
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Asignar facilitadores y roles
2 personas
Preparar hojas de trabajo y formularios
2 personas
Preparar la presentación y el cronómetro
Enviar la confirmación a los participantes
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Guardar el catering en frío
2 personas
Probar la técnica con antelación
Evento
Abrir y revisar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Conectar el equipo de presentación
Preparar los materiales de trabajo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Gestionar la recepción y el registro
2 personas
Presentar el taller
Guiar la primera ronda de comentarios
3 personas
Servir bebidas y snacks del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar la segunda ronda de feedback
3 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Guiar la tercera ronda de feedback
3 personas
Recopilar los puntos de acción
2 personas
Cerrar el taller
Seguimiento
Recoger residuos y vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Desconectar y empaquetar el equipo técnico
2 personas
Guardar la catering sobrante
Devolver los materiales
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Procesar los formularios de feedback
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 6
- Sillascant. 36
- Mesa de registro
- Mesa del bufécant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasos para aguacant. 36
- Platoscant. 36
- Cubiertoscant. 36
- Cuencos de serviciocant. 8
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Jarras de aguacant. 4
- Neveras portátilescant. 2
- Cucharones de servircant. 8
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 36
- Manteles runnerscant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las dinámicas antes de enviar las invitaciones. Así puedes explicar la duración, preparar las preguntas de evaluación y asignar facilitadores y roles con tiempo.
- Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y actualiza la lista de participantes al menos 3 días antes. Ese margen evita compras incompletas y cambios de última hora en el catering.
- Prepara las hojas de trabajo, formularios, tarjetas de nombre y materiales en paquetes separados por mesa. Haz una comprobación final el día anterior para no perder tiempo durante el registro.
- Prueba el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI y las regletas con antelación. Lleva también cables alargadores y confirma que la presentación y el cronómetro funcionan antes de abrir la sala.
- Reserva los últimos 60 minutos antes del inicio para abrir y revisar el espacio, colocar mesas y sillas, conectar la presentación, preparar café y té y dejar el catering en frío. La mesa de registro y los percheros deben estar listos antes de que llegue la primera persona.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de feedback?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes para reservar la sala, desarrollar el programa y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes del taller.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un taller de feedback?
- Deja listas las hojas de trabajo, los formularios, las tarjetas de nombre y los materiales de cada mesa. También conviene probar la técnica y revisar la lista de la compra el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al taller?
- Llega 60 minutos antes del inicio. Ese tiempo permite revisar el espacio, colocar mesas y sillas, conectar el equipo de presentación, preparar las bebidas y organizar la recepción.
- ¿Cuántas personas deben facilitar un taller de feedback?
- Asigna los facilitadores según el número de mesas y rondas, y define los roles antes de confirmar a los participantes. Como referencia operativa, prepara al menos una persona responsable por cada dinámica simultánea y una persona para la recepción.
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