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Feedback-Workshop organisieren: die Checkliste

Ein Feedback-Workshop steht und fällt mit einem klaren Ablauf und guter Vorbereitung. Plane Raum, Arbeitsformen und Feedbackfragen zuerst, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Rollenverteilung. In den letzten Tagen prüfst du Materialien, Technik, Catering und Teilnehmerliste. Am Veranstaltungstag brauchst du vor Beginn Zeit für Bestuhlung, Präsentationstechnik, Registrierung sowie Kaffee und Tee.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Workshopraum reservieren

  • Programm und Arbeitsformen ausarbeiten

    2 Personen

  • Feedbackfragen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Moderatoren und Rollen einteilen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter und Formulare erstellen

    2 Personen

  • Präsentation und Timer vorbereiten

  • Bestätigung an Teilnehmer senden

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Catering gekühlt lagern

    2 Personen

  • Technik vorab testen

Event

  • Raum öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

  • Arbeitsmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfang und Registrierung übernehmen

    2 Personen

  • Workshop vorstellen

  • Erste Feedbackrunde moderieren

    3 Personen

  • Pausengetränke und Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweite Feedbackrunde moderieren

    3 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Dritte Feedbackrunde betreuen

    3 Personen

  • Aktionspunkte sammeln

    2 Personen

  • Workshop abschließen

Nachbereitung

  • Abfall und Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Technik abkoppeln und verpacken

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Feedbackformulare auswerten

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 36
  • Registrierungstisch
  • Buffet-TischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 36
  • WassergläserAnz. 36
  • TellerAnz. 36
  • BestecksetsAnz. 36
  • ServierschalenAnz. 8

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 8

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 36
  • TischläuferAnz. 6

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Arbeitsformen mindestens 10 bis 14 Tage vorher fest. So kannst du Feedbackfragen, Arbeitsblätter und Formulare passend zur Gruppengröße erstellen.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 14 Tage vor dem Workshop und setze eine Anmeldefrist von 5 bis 7 Tagen vorher. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab.
  • Plane pro 10 bis 12 Teilnehmer eine moderierende oder unterstützende Rolle ein. Kläre außerdem, wer Registrierung, Technik, Zeitkontrolle und die erste Feedbackrunde übernimmt.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein fehlender Adapter oder ein zu kurzer Kabelweg fällt sonst oft erst beim Aufbau auf.
  • Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, schließe die Präsentationstechnik an und lege Namensschilder, Arbeitsmaterialien sowie Formulare bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Feedback-Workshop planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raumreservierung, Programm und Feedbackfragen. Die Einladungen sollten etwa 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Feedback-Workshop?
Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Technik, Materialien und Empfang ein. Bei ungeprüfter Technik oder Catering vor Ort sind 90 Minuten sicherer.
Wie viele Teilnehmer passen an einen Feedback-Workshop-Tisch?
Für eine Arbeitsgruppe sind 4 bis 6 Personen pro Tisch praktisch. Bei größeren Gruppen solltest du die Tische so stellen, dass mehrere getrennte Feedbackrunden möglich sind.
Wann sollte die Teilnehmerliste endgültig sein?
Schließe die Liste 5 bis 7 Tage vor dem Workshop ab. Dann kannst du Namensschilder, Arbeitsblätter, Sitzordnung und Mengen für Kaffee, Tee und Wasser anpassen.

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